Samm sammult menetlus

Maksimaalselt 4 kuud ja / vähemalt 4 nädalat varem

Korraldajad

  • Esitage täidetuna veebipõhine vorm.
  • Oma ürituse planeerimisel veenduge palun, et peate kinni komitee tööaegadest (kell 9.00–17.30)
  • ja lõunapausist (1,5 tundi).

Komitee koordineerija

Kontrollib

  • vabade ruumide olemasolu,
  • sektsiooni huvi ja liikmete kättesaadavust.

Saadab

  •  e-posti teel korraldajatele kinnituse kõigi nõutavate dokumentide ja tähtaegadega.

 


2 nädalat enne üritust

Korraldajad

Saatke komiteepoolsele koordineerijale

  • esialgne või lõplik päevakord,
  • tehnilised vajadused (USB, projektor, salvestamine, mikrofonid jne),
  • kindlustuspoliis (mis katab ürituse päevaks tsiviilvastutuse tekitatava varalise kahju eest).

Tegelege toitlustamisküsimustega (Sodexo või väline teenuseosutaja) – ärge unustage pakkuda koosolekuruumis vett.

Komitee koordineerija

Jätkab

  • tehnilisi ettevalmistusi,
  • muid ettevalmistusi.

5 tööpäeva enne üritust

Korraldajad

Esitage:

  • osalejate nimekiri,
  • ees- ja perekonnanimi,
  • isikutunnistuse number,
  • kodakondsus,
  • elukohariik,
  • sissepääsulubade vorm,
  • värskeim päevakord.

Komitee koordineerija

Edastab osalejate nimekirja juurdepääsu tagamiseks turvatalitusele.


Ürituse päeval

Korraldajad

  • Osalejate registreerimine,
  • isikutunnistuste andmete ristkontroll,
  • sissepääsulubade väljastamine,
  • viidad (vajadusel).

Komitee koordineerija

On ürituse ajal kättesaadav, et nõustada ja koordineerida.


2 nädalat pärast üritust

Korraldajad

  • Koostage aruanne ürituse järeldustega.
  • Saatke aruanne komitee koordineerijale.

Komitee koordineerija

Levitab aruannet

  • komitee veebilehe kaudu,
  • asjaomastele sektsioonidele komiteesiseselt