Maksimaalselt 4 kuud ja / vähemalt 4 nädalat varem
Korraldajad
- Esitage täidetuna veebipõhine vorm.
- Oma ürituse planeerimisel veenduge palun, et peate kinni komitee tööaegadest (kell 9.00–17.30)
- ja lõunapausist (1,5 tundi).
Komitee koordineerija
Kontrollib
- vabade ruumide olemasolu,
- sektsiooni huvi ja liikmete kättesaadavust.
Saadab
- e-posti teel korraldajatele kinnituse kõigi nõutavate dokumentide ja tähtaegadega.
2 nädalat enne üritust
Korraldajad
Saatke komiteepoolsele koordineerijale
- esialgne või lõplik päevakord,
- tehnilised vajadused (USB, projektor, salvestamine, mikrofonid jne),
- kindlustuspoliis (mis katab ürituse päevaks tsiviilvastutuse tekitatava varalise kahju eest).
Tegelege toitlustamisküsimustega (Sodexo või väline teenuseosutaja) – ärge unustage pakkuda koosolekuruumis vett.
Komitee koordineerija
Jätkab
- tehnilisi ettevalmistusi,
- muid ettevalmistusi.
5 tööpäeva enne üritust
Korraldajad
Esitage:
- osalejate nimekiri,
- ees- ja perekonnanimi,
- isikutunnistuse number,
- kodakondsus,
- elukohariik,
- sissepääsulubade vorm,
- värskeim päevakord.
Komitee koordineerija
Edastab osalejate nimekirja juurdepääsu tagamiseks turvatalitusele.
Ürituse päeval
Korraldajad
- Osalejate registreerimine,
- isikutunnistuste andmete ristkontroll,
- sissepääsulubade väljastamine,
- viidad (vajadusel).
Komitee koordineerija
On ürituse ajal kättesaadav, et nõustada ja koordineerida.
2 nädalat pärast üritust
Korraldajad
- Koostage aruanne ürituse järeldustega.
- Saatke aruanne komitee koordineerijale.
Komitee koordineerija
Levitab aruannet
- komitee veebilehe kaudu,
- asjaomastele sektsioonidele komiteesiseselt