Max. 4 mesi / Min. 4 settimane
Organizzatori
- Compilare e presentare il modulo online
- Nella pianificazione dell'evento si prega di rispettare l'orario di lavoro del CESE: 09:00-17:30
- e la durata della pausa pranzo (1,5 ore).
Coordinatore CESE
Verificare:
- la disponibilità delle sale
- l'interesse della sezione e la disponibilità dei membri
Inviare:
- un'e-mail di conferma agli organizzatori con tutti i documenti e l'indicazione delle scadenze da rispettare.
2 settimane prima
Organizzatori
Inviare al coordinatore CESE:
- il progetto di ordine del giorno o la sua versione definitiva,
- le esigenze tecniche (USB, dispositivo di proiezione, registrazione, microfoni, ecc.),
- la polizza di assicurazione (responsabilità civile che copra i danni materiali che potrebbero verificarsi il giorno dell'evento).
Occuparsi della ristorazione (contattando Sodexo o un fornitore esterno) - non dimenticare di mettere a disposizione l'acqua nella sala riunioni.
Coordinatore CESE
Occuparsi:
- degli aspetti tecnici
- di ogni altra richiesta.
5 giorni lavorativi prima
Organizzatori
Inviare:
- l'elenco dei partecipanti
- nome/cognome
- numero della carta di identità
- nazionalità
- paese di residenza
- modello di titolo di accesso (badge)
- l'ultima versione dell'ordine del giorno
Coordinatore CESE
Trasmettere l'elenco dei partecipanti al Servizio di sicurezza per garantire l'accesso.
Il giorno dell'evento
Organizzatori
- registrazione dei partecipanti
- verifica dei dati personali
- consegna dei titoli di accesso
- cartelli e indicazioni (se del caso).
Coordinatore CESE
Essere disponibile a offrire eventuali consigli o coordinamento durante l'evento.
2 settimane dopo l'evento
Organizzatori
- redigere una relazione che illustri le conclusioni dell'evento
- trasmettere la relazione al coordinatore CESE.
Coordinatore CESE
Diffondere la relazione:
- sul sito web del CESE;
- internamente alle sezioni interessate.