κατά μέγιστον 4 μήνες / τουλάχιστον 4 εβδομάδες
Οι διοργανωτές:
- Συμπληρώνουν και υποβάλλουν το ηλεκτρονικό έντυπο.
- Κατά τον προγραμματισμό της εκδήλωσης, βεβαιώνονται ότι τηρείται το ωράριο εργασίας της ΕΟΚΕ (09.00 – 17.30)
- και το μεσημεριανό διάλειμμα για γεύμα (1,5 ώρα).
Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:
Ελέγχει:
- τη διαθεσιμότητα αιθουσών,
- το ενδιαφέρον του τμήματος και τη διαθεσιμότητα των μελών,
Αποστέλλει:
- ένα ηλεκτρονικό μήνυμα επιβεβαίωσης στους διοργανωτές με όλα τα απαιτούμενα έγγραφα και προθεσμίες.
2 εβδομάδες πριν
Οι διοργανωτές:
Στέλνουν στον συντονιστή της ΕΟΚΕ:
- την προσωρινή ή οριστική ημερήσια διάταξη,
- τις τεχνικές απαιτήσεις (USB, βιντεοπροβολέας, μαγνητοσκόπηση, μικρόφωνα κλπ.),
- το ασφαλιστήριο συμβόλαιο (αστική ευθύνη που καλύπτει οποιαδήποτε υλική ζημία για την ημέρα της εκδήλωσης).
Φροντίζουν για τις ρυθμίσεις της τροφοδοσίας (με την εταιρεία Sodexo ή έναν εξωτερικό πάροχο) και μεριμνούν για τη διάθεση νερού στην αίθουσα συνεδριάσεων.
Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:
Φροντίζει για:
- το τεχνικό στήσιμο,
- κάθε άλλη ρύθμιση.
5 εργάσιμες ημέρες πριν
Οι διοργανωτές:
Αποστέλλουν:
- τον κατάλογο των συμμετεχόντων
- τα ονοματεπώνυμα
- τον αριθμό δελτίου ταυτότητας
- την υπηκοότητα
- τη χώρα μόνιμης διαμονής
- το υπόδειγμα κάρτας εισόδου
- την πλέον πρόσφατη ημερήσια διάταξη
Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:
Προωθεί τον κατάλογο των συμμετεχόντων στην Υπηρεσία Ασφαλείας προκειμένου να εξασφαλιστεί ή είσοδος των επισκεπτών.
την ημέρα της εκδήλωσης
Οι διοργανωτές:
- εγγραφή των συμμετεχόντων,
- διασταύρωση των στοιχείων ταυτότητας,
- παράδοση καρτών εισόδου,
- τοποθέτηση σήμανσης (εάν χρειάζεται),
Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:
Είναι διαθέσιμος για τυχόν συμβουλές ή συντονισμό κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
2 εβδομάδες μετά την εκδήλωση
Οι διοργανωτές:
- κατάρτιση έκθεσης με τα συμπεράσματα της εκδήλωσης,
- αποστολή της έκθεσης στον συντονιστή της ΕΟΚΕ.
Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:
Διαδίδει την έκθεση μέσω:
- του ιστοτόπου της ΕΟΚΕ·
- εσωτερικά, στα ενδιαφερόμενα τμήματα