Procédure pas à pas

Maximun 4 mois /  Minimum 4 semaines avant l'événement

Organisateurs

• Remplir le formulaire de demande sur la page web "Partenariats"
• Soumettre le formulaire. 
• Prière de respecter les horaires de travail : 9:00-17:30, et la durée de la pause déjeuner (1H30) en préparant votre événement

Coordinateur EESC

• Vérifier :
  • la disponibilité de la salle
  • l’intérêt de la section et, la disponibilité des membres
• Envoyer un courriel de confirmation aux organisateurs, reprenant toutes les informations et délais requis 

2 semaines avant l'événement

Organisateurs

• Envoyer au coordinateur CESE :
  • le projet de programme ou sa version finale
  • les demandes techniques (USB, projecteur, enregistrement, micros, etc.)
  • la police d’assurance (assurance «responsabilité civile» couvrant tout dommage matériel pouvant survenir le jour de l’événement)

• Prendre contact avec le traiteur (Sodexo ou autre fournisseur de services)
• N’oubliez pas de prévoir de l’eau dans la salle de réunion!

Coordinateur EESC

Faire le nécessaire pour

• toute demande technique
• tout autre arrangement

5 jours ouvrables avant l'événement

Organisateurs

Envoi

• de la liste des participants
  • nom / prénom,
  • numéro de la carte d’identité
  • nationalité
  • pays de résidence
• du spécimen des badges
• Dernière mise à jour du programme

Coordinateur EESC

Transmission de la liste des participants à la sécurité afin d’obtenir l’autorisation d’accès

Le jour de l'événement

Organisateurs

• Enregistrem​​​​​​ent des participants
• Vérificationdes donnéesd’identité
• Distribution des badges
• Balisage (sinécessaire)

Coordinateur EESC

Disponibilité pour tout conseil et pour coordination pendant la durée de l’événement

2 semaines après l'événement

Organisateurs

• Produire un rapport avec des conclusionsde l’événement
• Envoyer le rapport au coordinateur CESE

Coordinateur EESC

Diffusion du rapport

• via le site Web du CESE
• en interne aux sections concernées