Maximun 4 mois / Minimum 4 semaines avant l'événement
Organisateurs
- Remplir le formulaire de demande sur la page web "Partenariats"
- Soumettre le formulaire.
- Prière de respecter les horaires de travail : 9:00-17:30, et la durée de la pause déjeuner (1H30) en préparant votre événement
Coordinateur EESC
- Vérifier :
- la disponibilité de la salle
- l’intérêt de la section et, la disponibilité des membres
- Envoyer un courriel de confirmation aux organisateurs, reprenant toutes les informations et délais requis
2 semaines avant l'événement
Organisateurs
- Envoyer au coordinateur CESE :
- le projet de programme ou sa version finale
- les demandes techniques (USB, projecteur, enregistrement, micros, etc.)
- la police d’assurance (assurance «responsabilité civile» couvrant tout dommage matériel pouvant survenir le jour de l’événement)
- Prendre contact avec le traiteur (Sodexo ou autre fournisseur de services)
- N’oubliez pas de prévoir de l’eau dans la salle de réunion!
Coordinateur EESC
Faire le nécessaire pour
- toute demande technique
- tout autre arrangement
5 jours ouvrables avant l'événement
Organisateurs
Envoi
- de la liste des participants
- nom / prénom,
- numéro de la carte d’identité
- nationalité
- pays de résidence
- du spécimen des badges
- Dernière mise à jour du programme
Coordinateur EESC
Transmission de la liste des participants à la sécurité afin d’obtenir l’autorisation d’accès
Le jour de l'événement
Organisateurs
- Enregistrement des participants
- Vérificationdes donnéesd’identité
- Distribution des badges
- Balisage (sinécessaire)
Coordinateur EESC
Disponibilité pour tout conseil et pour coordination pendant la durée de l’événement
2 semaines après l'événement
Organisateurs
- Produire un rapport avec des conclusionsde l’événement
- Envoyer le rapport au coordinateur CESE
Coordinateur EESC
Diffusion du rapport
- via le site Web du CESE
- en interne aux sections concernées