Enintään 4 kuukautta ennen / Vähintään 4 viikkoa ennen
Järjestäjät
- Täytä ja lähetä verkkolomake.
- Varmista tapahtumaa suunnitellessasi, että pidät kiinni ETSK:n työajoista (klo 9.00–17.30)
- ja lounastauon pituudesta (1,5 tuntia).
ETSK:n koordinaattori
Tarkistaa
- tilojen saatavuuden
- jaoston kiinnostuksen ja jäsenten osallistumismahdollisuudet.
Lähettää
- järjestäjille vahvistussähköpostin, jossa mainitaan kaikki tarvittavat asiakirjat ja määräajat.
2 viikkoa ennen
Järjestäjät
Lähetä ETSK:n koordinaattorille
- alustava tai lopullinen ohjelma
- tiedot teknisistä tarpeista (kuten USB, projektori, nauhoitus ja mikrofonit)
- vakuutustiedot (vastuuvakuutus, joka kattaa mahdolliset materiaalivahingot tapahtumapäivänä).
Huolehdi catering-järjestelyistä (Sodexon tai ulkoisen palveluntarjoajan kanssa) – älä unohda hankkia vettä kokoussaliin.
ETSK:n koordinaattori
Huolehtii
- teknisistä järjestelyistä
- mahdollisista muista järjestelyistä.
5 työpäivää ennen
Järjestäjät
Lähetä
- osanottajaluettelo
- etunimi ja sukunimi
- henkilökortin numero
- kansallisuus
- asuinmaa
- kulkulupamalli
- viimeisin ohjelma.
ETSK:n koordinaattori
Toimittaa turvallisuusyksikölle osanottajaluettelon sisäänpääsyn varmistamiseksi.
Tapahtumapäivänä
Järjestäjät
- osanottajien ilmoittautuminen
- henkilötietojen tarkistaminen
- kulkulupien luovuttaminen
- opasteiden sijoittaminen (tarvittaessa)
ETSK:n koordinaattori
On käytettävissä neuvonantajana tai koordinaattorina tapahtuman aikana.
2 viikkoa tapahtuman jälkeen
Järjestäjät
- Laadi raportti tapahtuman päätelmistä.
- Lähetä raportti ETSK:n koordinaattorille.
ETSK:n koordinaattori
Jakaa raportin
- ETSK:n verkkosivujen kautta
- sisäisesti asianomaisille jaostoille.