Ne anksčiau kaip prieš 4 mėnesius / Ne vėliau kaip prieš 4 savaites
Organizatoriai
- Užpildo ir pateikia elektroninę formą.
- Planuojant renginį prašome užtikrinti, kad būtų atsižvelgta į EESRK darbo valandas (9.00–17.30 val.)
- ir pietų pertraukos trukmę (1,5 val.).
EESRK koordinatorius
Patikrina:
- galimybę naudotis posėdžių salėmis,
- skyriaus interesus ir narių galimybę dalyvauti.
Išsiunčia:
- organizatoriams patvirtinamąjį el. laišką, kuriame nurodomi būtini dokumentai ir terminai.
Prieš 2 savaites
Organizatoriai
Pateikia EESRK koordinatoriui:
- darbotvarkės projektą arba galutinę versiją,
- būtinos techninės įrangos sąrašą (USB, projektoriai, įrašymo įranga, mikrofonai ir kt.),
- draudimo liudijimą (civilinės atsakomybės draudimas, padengiantis bet kokią materialinę žalą renginio dieną).
Pasirūpina maitinimu (šią paslaugą gali teikti Sodexo arba išorės paslaugų teikėjas) – nepamirškite pasirūpinti vandeniu posėdžių salėje.
EESRK koordinatorius
Pasirūpina:
- techninės infrastruktūros parengimu,
- bet kokiais kitais klausimais.
Prieš 5 darbo dienas
Organizatoriai
Pateikia:
- dalyvių sąrašą,
- vardus ir pavardes,
- tapatybės dokumentų numerius,
- nurodo pilietybę,
- gyvenamosios vietos šalis,
- pateikia leidimo šabloną;
- naujausią darbotvarkę.
EESRK koordinatorius
Persiunčia dalyvių sąrašą Saugumo tarnybai siekiant užtikrinti, kad šie asmenys galėtų patekti į renginį.
Renginio dieną
Organizatoriai
- Vykdo dalyvių registraciją,
- vykdo kryžminę asmens tapatybės duomenų patikrą,
- išduoda leidimus,
- išdėsto nukreipiamuosius ženklus (jei būtina).
EESRK koordinatorius
Renginio metu užtikrina konsultacijas ir koordinavimą.
2 savaites po renginio
Organizatoriai
- Parengia renginio ataskaitą su išvadomis,
- pateikia ataskaitą EESRK koordinatoriui.
EESRK koordinatorius
Platina ataskaitą:
- EESRK interneto svetainėje,
- susijusiuose EESRK skyriuose