Največ 4 mesece / Najmanj 4 tedne
Organizatorji
- Izpolnite in pošljite spletni obrazec.
- Pri načrtovanju dogodka spoštujte delovni čas EESO: 9.00–17.30
- in trajanje odmora za kosilo (1 uro 30 minut).
Koordinator EESO
Preveri:
- razpoložljivost prostorov,
- interes strokovne skupine in razpoložljivost članov.
Pošlje:
- elektronsko potrditev organizatorjem: e-pismu priloži vse zahtevane dokumente in roke.
2 tedna pred dogodkom
Organizatorji
Koordinatorju EESO pošljite:
- osnutek ali končno različico dnevnega reda,
- seznam tehničnih potreb (USB, projektor, snemanje, mikrofoni ipd.),
- zavarovalno polico (civilna odgovornost, ki krije morebitno materialno škodo na dan dogodka).
Poskrbite za pripravo in dostavo hrane (s Sodexom ali zunanjim izvajalcem) – ne pozabite na vodo v sejni dvorani.
Koordinator EESO
Poskrbi za:
- tehnično organizacijo,
- morebitne druge priprave.
5 delovnih dni pred dogodkom
Organizatorji
Pošljite:
- seznam udeležencev,
- ime / priimek,
- številka osebnega dokumenta,
- državljanstvo,
- država prebivališča,
- vzorec priponke,
- najnovejša različica dnevnega reda.
Koordinator EESO
Varnostni službi predloži seznam udeležencev, da se jim omogoči dostop.
Dan dogodka
Organizatorji
- prijava udeležencev,
- preverjanje podatkov z osebnih dokumentov,
- izročanje izkaznic,
- oznake (če je potrebno)
Koordinator EESO
Med dogodkom je na voljo za morebitne nasvete ali usklajevanje.
2 tedna po dogodku
Organizatorji
- Pripravite poročilo s sklepnimi ugotovitvami dogodka.
- Poročilo pošljite koordinatorju EESO.
Koordinator EESO
Poskrbi za razširjanje poročila:
- na spletišču EESO,
- interno zadevnim strokovnim skupinam.