Højst 4 måneder før / Mindst 4 uger før
Arrangørerne
- Udfylder og sender onlineansøgningen
- Når du planlægger arrangementet, bedes du overholde EØSU's kontortider (fra kl. 9.00-17.30)
- og frokostpause (mindst halvanden time).
EØSU's koordinator
Kontrollerer:
- at lokalerne er ledige
- at det er i sektionens interesse, og at medlemmerne er disponible
Sender:
- bekræftelse pr. mail til arrangørerne med alle dokumenter og frister.
2 uger før
Arrangørerne
Sender følgende til EØSU-koordinatoren:
- udkast til eller den endelige version af dagsordenen
- tekniske behov (USB‑nøgler, projektor, optageudstyr, mikrofoner osv.)
- en forsikringspolice (ansvarsforsikring, som dækker eventuelle materielskader på selve dagen).
Sørger for at lave en cateringaftale (med Sodexo eller en ekstern leverandør) – husk at sørge for vand i mødelokalet.
EØSU's koordinator
Sørger for:
- tekniske installationer
- øvrige aspekter.
5 arbejdsdage før
Arrangørerne
Sender:
- deltagerlisten
- navn/efternavn
- ID-nummer
- nationalitet
- bopælsland
- model til adgangskort
- seneste udgave af dagsordenen.
EØSU's koordinator
Videresender deltagerlisten til sikkerhedstjenesten for at sikre adgang.
På selve dagen
Arrangørerne
- registrerer deltagerne
- kontrollerer ID‑oplysninger
- udleverer adgangskort
- sørger for evt. skiltning.
EØSU's koordinator
Står til rådighed med henblik på rådgivning og koordinering under arrangementet.
2 uger efter arrangementet
Arrangørerne
- udarbejder en rapport med konklusionerne fra arrangementet
- sender rapporten til EØSU's koordinator.
EØSU's koordinator
Videreformidler rapporten:
- på EØSU's hjemmeside
- internt til de berørte sektioner.