4 maanden / tot 4 weken vooraf
Organisatoren
- Onlineformulier invullen en verzenden.
- NB: Houd bij de planning van het evenement rekening met de werktijden van het EESC (9.00-17.30 uur)
- en met de duur van de lunchpauze (1,5 uur).
EESC-coördinator
Checken:
- beschikbaarheid vergaderzaal;
- interesse afdeling en beschikbaarheid leden.
Doorsturen:
- bevestigingsmail naar de organisatoren met alle vereiste documenten en gestelde termijnen.
2 weken vooraf
Organisatoren
Naar de coördinator van het EESC sturen:
- ontwerp- of definitieve agenda;
- technische benodigdheden (USB, projector, opnameapparatuur, microfoons enz.);
- verzekeringspolis (wettelijke aansprakelijkheid voor eventuele materiële schade op de dag van het evenement).
Voor catering zorgen (via Sodexo of een externe cateraar). Niet vergeten water ter beschikking te stellen in de vergaderzaal.
EESC-coördinator
Zorgen voor:
- technische voorzieningen;
- eventuele andere benodigdheden.
5 werkdagen vooraf
Organisatoren
Doorsturen:
- deelnemerslijst;
- naam/voornamen deelnemers;
- ID-nummer;
- nationaliteit;
- land van verblijf;
- voorbeeld toegangspas;
- laatste agenda.
EESC-coördinator
Deelnemerslijst doorsturen naar de bewakingsdienst, die de deelnemers toegang moet verschaffen.
De dag van het evenement
Organisatoren
Zorgen voor:
- registratie van de deelnemers;
- cross-check ID-gegevens;
- afgifte toegangspassen;
- bewegwijzering (indien nodig).
EESC-coördinator
Bereikbaar zijn voor advies of coördinatie tijdens het evenement.
2 weken na het evenement
Organisatoren
Verslag opstellen met de conclusies van het evenement en
dit verslag naar de EESC-coördinator sturen.
EESC-coördinator
Het verslag verspreiden via:
- de website van het EESC;
- intern, aan de desbetreffende afdelingen.