European Economic
and Social Committee
Procedura pas cu pas
Maximum 4 luni / Minimum 4 săptămâni
Organizatori
- Completați și depuneți formularul online
- Vă rugăm ca, la planificarea evenimentului, să țineți seama de programul de lucru al CESE (9:00-17:30)
- și de durata pauzei de prânz (1,5 ore).
Coordonatorul CESE
Verifică:
- disponibilitatea sălii;
- interesul din partea secțiunii și disponibilitatea membrilor.
Transmite:
- un e-mail de confirmare către organizatori, cu toate documentele și termenele-limită.
Cu 2 săptămâni înaintea evenimentului
Organizatori
Transmiteți coordonatorului CESE:
- proiectul de ordine de zi sau versiunea finală a ordinii de zi;
- cerințele în materie de dotare tehnică (USB, proiector, înregistrare, microfoane etc.);
- polița de asigurare (care acoperă răspunderea civilă pentru orice prejudicii materiale, în ziua evenimentului).
Conveniți asupra serviciilor de catering (cu Sodexo sau un prestator extern) – nu uitați să puneți la dispoziție apă de băut în sala de şedinţe.
Coordonatorul CESE
Se ocupă de:
- pregătirea echipamentelor tehnice;
- orice alte măsuri pregătitoare.
Cu 5 zile lucrătoare înaintea evenimentului
Organizatori
Trimiteți:
- lista participanților
- nume / prenume
- numărul actului de identitate
- cetățenia
- țara de reședință
- mostră pentru legitimația de acces
- ultima versiune a ordinii de zi
Coordonatorul CESE
Transmite lista participanţilor către Departamentul de Securitate, pentru a asigura accesul participanților.
În ziua evenimentului
Organizatori
- înregistrarea participanților
- verificarea datelor de pe actele de identitate
- eliberarea legitimațiilor de acces
- instalarea unor panouri de semnalizare/orientare (după caz)
Coordonatorul CESE
Disponibil pentru consiliere și coordonare, pe durata evenimentului.
2 săptămâni după eveniment
Organizatori
- elaborarea raportului cu concluziile evenimentului
- trimiterea raportului către coordonatorul CESE
Coordonatorul CESE
Diseminează raportul:
- pe paginile de internet ale CESE;
- pe plan intern, secțiunilor interesate.