Procedura krok po kroku

This page is also available in:

Maks. 4 miesiące / Min. 4 tygodni

Organizatorzy

  • Prosimy wypełnić i przesłać formularz internetowy
  • Przy planowaniu wydarzenia należy zapewnić przestrzeganie godzin pracy EKES-u: w godz. 9.00–17.30
  • oraz czasu trwania przerwy obiadowej (1,5 godz.).

Koordynator w EKES-ie

Sprawdza:

  • dostępność sali
  • zainteresowanie ze strony sekcji i możliwość udziału członków

Przesyła:

organizatorom potwierdzenie pocztą elektroniczną, wraz ze wszystkimi dokumentami i wymaganymi terminami

2 tygodnie przed wydarzeniem

Organizatorzy

Prosimy przesłać do koordynatora w EKES-ie:

  • projekt lub ostateczną wersję porządku obrad,
  • wymagania techniczne (USB, projektor, nagrywanie, mikrofony itp.),
  • polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej (pokrywającą wszelkie szkody materialne w dniu wydarzenia).

Należy zadbać o catering (Sodexo lub dostawca zewnętrzny) – trzeba pamiętać o zapewnieniu wody w sali obrad.

Koordynator w EKES-ie

Organizuje:

  • kwestie techniczne
  • wszelkie inne kwestie.

5 dni roboczych przed wydarzeniem

Organizatorzy

Prosimy przesłać następujące informacje:

  • listę uczestników
  • imię i nazwisko
  • numer dokumentu tożsamości
  • obywatelstwo
  • kraj zamieszkania
  • wzór identyfikatora

ostatni porządek obrad

Koordynator w EKES-ie

Przekazuje listę uczestników do wydziału odpowiedzialnego za bezpieczeństwo w celu zapewnienia dostępu.

W dniu wydarzenia

Organizatorzy

  • rejestracja uczestników
  • kontrola krzyżowa danych osobowych
  • wydanie identyfikatorów
  • oznakowanie (w stosownych przypadkach)

Koordynator w EKES-ie

Zapewnia porady bądź koordynację podczas wydarzenia.

2 tygodnie po wydarzeniu

Organizatorzy

  • opracowanie sprawozdania zawierającego wnioski z wydarzenia
  • przekazanie sprawozdania koordynatorowi w EKES-ie

Koordynator w EKES-ie

Rozpowszechnia sprawozdanie:

  • na stronie EKES-u
  • wewnętrznie, do zainteresowanych sekcji.