W przypadku wątpliwości pierwszeństwo ma wersja angielska.

Ogólne warunki udziału w imprezie „Twoja Europa – Twoje Zdanie” (YEYS) 2018

WPROWADZENIE

Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny (EKES) organizuje imprezę „Twoja Europa – Twoje Zdanie” (YEYS) w dniach 15–16 marca 2018 r. dziewiąty rok z rzędu. Wydarzenie to będzie okazją, by uczniowie szkół średnich z 28 państw członkowskich UE i 5 krajów kandydujących (Albania, była jugosłowiańska republika Macedonii, Czarnogóra, Serbia, Turcja) zapoznali się z EKES-em i jego rolą, wymienili się poglądami i przedstawili zalecenia dotyczące konkretnej kwestii. Temat tegorocznego wydarzenia wiąże się z Europejskim Rokiem Dziedzictwa Kulturowego (EYCH).

1.             Rejestracja

1.1         Warunki uczestnictwa

Placówka ubiegająca się o zakwalifikowanie do udziału w wydarzeniu musi:

• być szkołą średnią dla uczniów w wieku 16 lat i powyżej,
• być położona w państwie członkowskim UE lub w jednym z krajów kandydujących,
• być uznana przez władze oświatowe w co najmniej jednym państwie członkowskim lub kraju kandydującym,
• posiadać komputer (w celu odczytywania i drukowania plików PDF) wraz z dostępem do internetu i pocztą elektroniczną,
• wybrać jednego nauczyciela i trzech uczniów w przedostatnim roku nauki szkoły średniej dowolnego rodzaju (w wieku 16 lat i powyżej), którzy potrafią wypowiadać się w języku angielskim,
• podjąć się rozważenia i omówienia tematów wydarzenia w klasie przed przybyciem do Brukseli,
• podjąć się goszczenia jednego członka EKES-u w czasie sesji informacyjnej na temat UE i EKES-u, wstępnie na przełomie stycznia i lutego 2018 r. (EKES pokrywa koszty podróży i zakwaterowania członka EKES-u). Członek odwiedzi wybraną szkołę i spotka się z trzema wyznaczonymi uczniami, którzy przyjadą do Brukseli. Podczas wizyty dokona prezentacji (na temat UE, EKES-u i wydarzenia) dla co najmniej jednej klasy w wyłonionej szkole,
• powiadomić wybranych uczniów, ich kolegów z klasy i ewentualnie również wszystkich uczniów w szkole o możliwości śledzenia przygotowań do wydarzenia oraz samej imprezy na Facebooku, Twitterze i Instagramie, używając trzech adresów wymienionych pod koniec niniejszego dokumentu w rubryce „Dodatkowe informacje”.

1.2         Proces rejestracji

Szkoła pragnąca wziąć udział w wydarzeniu musi wypełnić formularz zgłoszeniowy online na stronie internetowej EKES-u przed 24 listopada 2017 r.

Przed zgłoszeniem szkoła wyznacza nauczyciela towarzyszącego, który musi być w stanie porozumiewać się po angielsku, gdyż będzie jedyną osobą kontaktową z EKES-em – jeżeli szkoła zostanie wybrana – na etapie przygotowań do wydarzenia. Dyrektor szkoły musi potwierdzić ten wybór w odpowiedniej części formularza zgłoszeniowego online.

W formularzu zgłoszeniowym szkoła powinna podać swą pełną nazwę i adres, imię i nazwisko oraz dane kontaktowe dyrektora i nauczyciela towarzyszącego, a także adres poczty elektronicznej, na który można będzie wysłać całą korespondencję z nauczycielem towarzyszącym. Konieczne jest regularne sprawdzanie skrzynki, gdyż kontakt ze szkołami będzie się odbywać głównie za pomocą poczty elektronicznej.

Przyjmowany będzie wyłącznie jeden formularz zgłoszeniowy na szkołę. Szkoły, które zgłoszą się więcej niż jeden raz, zostaną automatycznie wykluczone.

Zgłoszenia będzie można nadsyłać do 24 listopada 2017 r.

1.3         Jakie zobowiązanie podejmuje szkoła dokonująca zgłoszenia?

Dokonując zgłoszenia, każda szkoła musi zaakceptować ogólne warunki losowania, przygotowania do wydarzenia i udziału w nim w Brukseli. Ważne zgłoszenie przed upływem terminu gwarantuje jedynie, że szkoła może wziąć udział w losowaniu, lecz nie zapewnia jej uczestnictwa w wydarzeniu.

Szkoły wybrane w drodze losowania zobowiązują się do:

• wyłonienia i zgłoszenia trzech uczniów potrafiących wypowiadać się w języku angielskim i rozumiejących wypowiedzi w tym języku, którzy wezmą udział w imprezie w Brukseli pod opieką nauczyciela;
• zaproszenia jednego członka EKES-u na sesję informacyjną w szkole;
• rozważenia i omówienia dokumentu proponowanego przez EKES;
• podzielenia się wynikami swych prac podczas imprezy w Brukseli poprzez aktywny udział w dyskusji;
• przesłania zdjęcia siedziby szkoły (na przykład głównego wejścia), zdjęcia grupowego przedstawiającego trzech wyłonionych uczniów i nauczyciela towarzyszącego, a także zgody na wykorzystanie tych zdjęć w publikacjach EKES-u oraz zamieszczenie ich na stronie internetowej EKES-u i w mediach społecznościowych;
• wyrażenia zgody na wykorzystanie nazwisk uczniów i nauczyciela oraz ich zdjęć zrobionych podczas wizyty członka EKES-u w szkole w publikacjach EKES-u i na zamieszczenie ich na stronie internetowej EKES-u oraz w mediach społecznościowych; uwaga: o ile szkoła nie określi inaczej, zezwolenie będzie obejmować wszystkie osoby, budynki i przedmioty ukazane na zdjęciach.
• wyrażenia zgody na wykorzystanie nazwisk uczniów i nauczyciela oraz ich zdjęć zrobionych podczas udziału w wydarzeniu w Brukseli w publikacjach EKES-u i na zamieszczenie ich na stronie internetowej EKES-u oraz w odpowiednich mediach społecznościowych;
• dostarczenia wycinków prasowych dotyczących wizyty członka EKES-u w szkole czy też udziału szkoły w imprezie;
• szybkiego powiadamiania organizatorów ze strony EKES-u o wszelkich zmianach (np. w odniesieniu do nauczyciela towarzyszącego, uczniów uczestniczących, adresu poczty elektronicznej);
• zapewnienia działań następczych wobec wydarzenia na szczeblu lokalnym zarówno w szkole, jak i poza nią (na przykład poprzez informowanie o przyjętych zaleceniach, ogólne rozpowszechnianie informacji o imprezie).

1.4         Co się stanie, jeżeli szkoła nie wypełni swoich zobowiązań?

Jeżeli warunki te nie zostaną spełnione, szkoła i jej uczniowie zostaną bezzwłocznie wykluczeni z udziału w wydarzeniu.

2.             Wybór szkół

Szkoły uczestniczące zostaną wybrano losowo w grudniu br. spośród wszystkich szkół, które nadesłały zgłoszenie przed upływem terminu. Wybrana szkoła nie może zgłosić się ponownie w roku następującym po jej udziale w Brukseli (lecz będzie mogła zgłosić się ponownie za 2 lata). Nazwiska zostaną wylosowane w obecności wiceprzewodniczącego EKES-u, który dopilnuje zgodności losowania z obowiązującymi zasadami. Z każdego kraju wybrana zostanie jedna szkoła. Wybrane szkoły zostaną powiadomione o wyborze indywidualnie za pośrednictwem poczty elektronicznej, a ich nazwy zostaną umieszczone na stronie internetowej EKES-u do połowy grudnia 2017 r.

3.             Wybór i rejestracja uczniów przybywających do Brukseli

Uczestniczące szkoły wybiorą trzech uczniów, którzy wezmą udział w warsztatach w Brukseli w dniach 15–16 marca 2018 r. Uczniowie powinni być w przedostatnim roku nauki szkoły średniej dowolnego rodzaju (w wieku 16 lat i powyżej) i posiadać umiejętność wypowiadania się w języku angielskim.

3.1         Kryteria kwalifikacji

Szkoły samodzielnie wybierają uczniów, którzy będą je reprezentować. Mogą wyznaczyć swoje własne kryteria selekcji, pod warunkiem że będą one jasne, sprawiedliwe i niedyskryminujące. Ze względu na równość płci byłoby najlepiej, gdyby wśród wybranych uczniów znaleźli się przynajmniej jeden chłopiec i jedna dziewczynka.

3.2         Udział uczniów niepełnosprawnych

Szkoły muszą zadbać o to, by w wydarzeniu mogli wziąć udział również uczniowie niepełnosprawni. Pomieszczenia EKES-u są odpowiednio wyposażone, żeby umożliwić dostęp osobom niepełnosprawnym. Jeżeli konieczne są specjalne dostosowania, szkoła musi w odpowiednim czasie powiadomić organizatorów ze strony EKES-u.

3.3         Rejestracja uczestników

Do początku stycznia 2018 r. wybrane szkoły muszą zgłosić trzech uczniów, których wybrały do udziału w imprezie YEYS 2018. Przed zgłoszeniem uczniów szkoły muszą otrzymać pisemną zgodę (formularz upoważniający) od ich rodzica/-ów lub opiekuna/-ów prawnego/-ych.

3.4         Formularz upoważniający

Szkoły biorące udział w wydarzeniu będą musiały przedstawić formularz upoważniający dla każdego ucznia. Można go będzie pobrać we wszystkich językach urzędowych UE i wydrukować ze strony internetowej EKES-u, gdy będzie już dostępny. Musi on zostać podpisany przez rodzica/-ów lub opiekuna/-ów prawnego/-ych oraz dyrektora szkoły, a następnie przesłany do EKES-u pocztą tradycyjną lub elektroniczną do 8 stycznia 2018 r. wraz z kopią ważnego dokumentu tożsamości dla każdego ucznia. Proszę upewnić się, że kopia jest czytelna.

Adres pocztowy:         Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny

VMA 05/55
Rue Belliard 99
1040 Brussels (Belgium)
Adres poczty elektronicznej:  youreuropeeesc [dot] europa [dot] eu

Za pośrednictwem formularza rodzic/-e lub opiekun/-i prawny/-i i dyrektor poświadczają, że

• uczeń otrzymał pozwolenie na wyjazd do Brukseli w celu wzięcia udziału w imprezie;
• nazwisko ucznia może zostać podane w publikacjach EKES-u, na stronie internetowej EKES-u i w sieciach społecznościowych, wraz ze zdjęciami ucznia lub nagraniem wideo dotyczącym sesji;
• podczas podróży i pobytu w Brukseli ucznia będzie nadzorować nauczyciel towarzyszący.

Uczeń nie może wziąć udziału w wydarzeniu, jeżeli formularz upoważniający i kopia dokumentu tożsamości nie zostaną dostarczone w ustalonym terminie.

3.5         Ochrona danych osobowych

EKES gwarantuje ochronę wszystkich danych osobowych otrzymanych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Impreza YEYS 2018 zostanie sfilmowana i sfotografowana w celach promocyjnych.

4.             Przygotowania szkół do imprezy

Członek Komitetu odwiedzi wybrane szkoły, wstępnie na przełomie stycznia i lutego 2018 r. Przedstawi informacje o EKES-ie i jego metodach pracy, a także zaprezentuje i omówi dokument roboczy dotyczący wydarzenia. EKES pokryje koszty podróży i zakwaterowania członka. Podejmie również inicjatywy prasowe. Dział Prasy będzie współpracować ze szkołami i członkami EKES-u w celu zachęcenia mediów do śledzenia wizyty i być może udziału w niej. Będziemy wdzięczni za wsparcie przez Państwa tych działań.

Wszystkie kluczowe informacje o wydarzeniu zostaną opublikowane na stronie internetowej EKES-u. Nauczyciele uczestniczący w imprezie proszeni są zatem o jej regularne sprawdzanie.

Do połowy stycznia 2018 r. szkoły uczestniczące otrzymają dokument roboczy zawierający otwarte pytania w celu wspomożenia uczniów i nauczycieli w formułowaniu pomysłów i przygotowaniu się do debaty w Brukseli. Uczniowie i nauczyciele muszą omówić te pytania i podjąć próbę udzielenia na nie odpowiedzi w klasie, by przygotować się do debat na żywo w Brukseli.

5.             Wydarzenie w Brukseli

5.1         Odpowiedzialność

Szkoły uczestniczące w imprezie reprezentowane przez uczestniczącego nauczyciela ponoszą pełną odpowiedzialność za swych uczniów i nauczyciela podczas pobytu w Brukseli oraz podróży na miejsce wydarzenia i z powrotem.

Uczniowie i nauczyciel towarzyszący muszą zabrać ze sobą niezbędne dokumenty podróży (tzn.  ważny paszport lub dowód tożsamości).

Muszą również posiadać europejską kartę ubezpieczenia zdrowotnego (którą można uzyskać bezpłatnie od lokalnego przedsiębiorstwa ubezpieczeniowego i/lub od funduszy zdrowotnych) bądź tymczasowy dokument zastępczy, jeżeli karty nie można wydać na czas (więcej informacji można uzyskać na stronie: http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=559).

Uczniowie i nauczyciele z krajów kandydujących muszą sprawdzić w swoim krajowym systemie opieki zdrowotnej lub prywatnej firmie ubezpieczeniowej, w jaki sposób uzyskać ubezpieczenie za granicą.

Szkoły uczestniczące i/lub rodzice uczniów uczestniczących w wydarzeniu muszą posiadać ubezpieczenie podróżne. Jego koszty muszą pokryć sami uczestnicy (niektóre szkoły mogą mieć ubezpieczenie pokrywające wycieczki szkolne za granicę i/lub uczniowie mogą już posiadać rodzinną polisę ubezpieczeniową). Nauczyciele biorący udział w wydarzeniu również powinni mieć ubezpieczenie podróżne.

Wszyscy uczniowie i nauczyciele są ubezpieczeni przez EKES przed wypadkami, które mogą zdarzyć się w Belgii podczas wydarzenia.

EKES zorganizuje podróż i zakwaterowanie uczniów i nauczyciela towarzyszącego z każdego państwa członkowskiego i kraju kandydującego i pokryje ich koszty zgodnie z poniższymi warunkami.

5.2         Ustalenia dotyczące wydarzenia

Wydarzenie odbędzie się w dniach 15–16 marca 2018 r. Uczniowie przyjadą do Brukseli w czwartek, 15 marca 2018 r., i spotkają się tego wieczoru z innymi uczestnikami. Wrócą do domu w sobotę, 17 marca 2018 r.

Szkoły biorące udział w wydarzeniu zostaną powiadomione z wyprzedzeniem o dokładnej organizacji imprezy.

Zachęca się uczestniczące szkoły do zaproponowania prezentacji kultury danego kraju (np. tradycyjnego tańca i/lub muzyki) podczas kolacji pożegnalnej w dniu 16 marca.

5.3         Języki robocze

Posiedzenia grup roboczych będą się odbywać w języku angielskim, a tłumaczenie ustne na język angielski i francuski oraz z tych języków zostanie zapewnione podczas sesji plenarnych. Jak już podkreślono, by zapewnić sprawny przebieg dyskusji w grupach roboczych, uczniowie oraz nauczyciel towarzyszący muszą posiadać umiejętność wypowiadania się w języku angielskim. Dla nauczycieli zorganizowane zostaną równoległe zajęcia.

5.4         Wydatki

EKES pokryje następujące wydatki uczniów i ich nauczyciela:

• Koszty zakwaterowania w Brukseli (dwie noce ze śniadaniem).
• Wydatki na podróż samolotem lub pociągiem z kraju pochodzenia do Brukseli (w tym loty z przesiadką lub, w razie potrzeby, dalekobieżne pociągi przesiadkowe). Podróż odbędzie się samolotem lub pociągiem, w zależności od kraju pochodzenia uczestników. Szkoły biorące udział w wydarzeniu zostaną powiadomione o szczegółach organizacyjnych.
• Uwaga: rezerwacją transportu i hotelu, a także uregulowaniem związanych z tym rachunków zajmie się bezpośrednio i wyłącznie EKES z pomocą swej agencji podróży. Nie będzie on odpowiadać za dodatkowy nocleg czy też niezapłacone rachunki.
• Transport między lotniskiem / dworcem w Brukseli a hotelem.
• Kolacja w czwartek, 15 marca 2018 r., obiad i kolacja w piątek, 16 marca 2018 r.

Uczestnicy muszą zadbać o dotarcie na dworzec / lotnisko z dużym wyprzedzeniem przed planowaną godziną wyjazdu do Brukseli. Jeżeli spóźnią się na pociąg / lot z jakiegokolwiek powodu innego niż siła wyższa, EKES nie dokona zwrotu czy też rekompensaty i nie pokryje kosztów zakupu nowych biletów, alternatywnej trasy podróży, zakwaterowania lub utrzymania.

Uwaga: EKES nie pokryje / zwróci kosztów podróży na dworzec czy też lotnisko w kraju pochodzenia lub też z dworca lub lotniska w kraju pochodzenia. Oznacza to, że uczestnicy będą musieli sami je pokryć.

INFORMACJE DODATKOWE

Ogólne informacje na temat EKES-u dostępne są na stronie internetowej EKES-u: www.eesc.europa.eu.

Wszystkie informacje na temat wydarzenia dostępne są na stronie internetowej YEYS: www.eesc.europa.eu/yeys2018.

Można również przesyłać pytania do organizatorów EKES-u za pośrednictwem poczty elektronicznej: youreuropeeesc [dot] europa [dot] eu.

YEYS na Facebooku: www.facebook.com/youreuropeyoursay/.

YEYS na Twitterze: youreurope.

YEYS na Instagramie: youreurope.

Hashtag: #YEYS2018