In geval van twijfel geldt de Engelse versie.

Algemene voorwaarden voor deelname aan "Jouw Europa, jouw mening!" (YEYS) 2018

INLEIDING

Het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) organiseert op 15 en 16 maart 2018 de negende editie van het evenement "Jouw Europa, jouw mening!" ("Your Europe, Your Say!" - YEYS). YEYS geeft middelbare scholieren uit de 28 EU-lidstaten en de 5 kandidaat-lidstaten (Albanië, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Montenegro, Servië en Turkije) de kans om meer te leren over de rol van het EESC en van gedachten te wisselen en aanbevelingen te formuleren over een specifiek onderwerp. Dit keer houdt het thema van YEYS verband met het Europees Jaar van het Cultureel Erfgoed.

1.             Registratie

1.1         Voorwaarden voor deelname

Om deel te kunnen nemen moet een school:

• een middelbare school zijn met leerlingen van 16 jaar of ouder;
• zich bevinden in een EU-lidstaat of een kandidaat-lidstaat;
• erkend zijn door de onderwijsautoriteiten in één of meer lidstaten of kandidaat-lidstaten;
• beschikken over een computer met internettoegang en e-mail (om pdf-bestanden te lezen en af te drukken);
• één leerkracht selecteren alsmede drie leerlingen (van 16 jaar of ouder) in hun voorlaatste jaar van om het even welk soort middelbaar onderwijs, die zich in het Engels kunnen uitdrukken;
• zich ertoe verbinden om vóór de komst naar Brussel de onderwerpen van het evenement klassikaal te behandelen en te bediscussiëren;
• zich ertoe verbinden om één EESC-lid te ontvangen voor een informatiebijeenkomst over de EU en het EESC, waarschijnlijk in januari of februari 2018 (het EESC betaalt de reis- en verblijfskosten van dit lid). Dit lid zal de geselecteerde school bezoeken en de drie leerlingen ontmoeten die zijn geselecteerd om naar Brussel te gaan. Tijdens dit bezoek zal het lid aan één of meer klassen van de geselecteerde school een presentatie geven over de EU, het EESC en het evenement;
• de geselecteerde leerlingen, hun klasgenoten en zo mogelijk alle leerlingen van de school informeren dat de voorbereidingen van het evenement en het evenement zelf kunnen worden gevolgd op Facebook, Twitter en Instagram via de drie links die zijn vermeld onder "Aanvullende informatie" aan het einde van dit document.

1.2         Registratieprocedure

Een school die wenst deel te nemen wordt verzocht om vóór 24 november 2017 het onlineregistratieformulier op de EESC-website in te vullen.

Voorafgaand aan de registratie wijst de school een begeleidende leerkracht aan, die in het Engels moet kunnen communiceren en die – als de school wordt geselecteerd – als enige contactpersoon voor het EESC zal fungeren tijdens de voorbereiding van het evenement. Het hoofd van de school dient de gemaakte keuze in de desbetreffende sectie van het onlineregistratieformulier te bevestigen.

Op het onlineregistratieformulier vult de school haar volledige naam en adres in alsmede de naam en contactgegevens van het schoolhoofd en van de begeleidende leerkracht, en een e-mailadres voor alle correspondentie met de begeleidende leerkracht. De school zal voornamelijk per e-mail worden gecontacteerd en dus dient regelmatig te worden nagegaan of er e-mails zijn binnengekomen.

Er wordt slechts één registratieformulier per school aanvaard. Scholen die zich meer dan één keer registreren, worden automatisch uitgesloten.

Registratie is mogelijk tot 24 november 2017.

1.3         Waartoe verplicht een school zich door zich te registreren?

Door zich te registreren stemt een school in met de algemene voorwaarden voor de loting, voorbereiding en deelname in Brussel. Een geldige registratie vóór de deadline garandeert uitsluitend dat de school kan meedoen aan de loting en vormt geen garantie voor een plaats in het evenement.

De scholen die tijdens de loting worden geselecteerd verplichten zich ertoe om:

• drie leerlingen te selecteren en te registreren die Engels kunnen spreken en begrijpen, voor deelname aan het evenement in Brussel onder begeleiding van een leerkracht;
• één EESC-lid uit te nodigen voor een informatiebijeenkomst op school;
• een door het EESC voorgesteld document te behandelen en te bediscussiëren;
• de resultaten van hun werkzaamheden te delen tijdens het evenement in Brussel door actief deel te nemen aan de discussies;
• een foto op te sturen van het schoolgebouw (bijv. de hoofdingang) alsmede een groepsfoto van de drie geselecteerde leerlingen en de begeleidende leerkracht en toestemming te geven voor het gebruik van deze foto's in EESC-publicaties, op de EESC-website en op de door het EESC gebruikte sociale netwerken;
• ermee in te stemmen dat de namen van de leerlingen en de leerkracht en de tijdens het bezoek van het EESC-lid aan de school gemaakte foto's van de leerlingen en de leerkracht worden gebruikt in EESC-publicaties, op de EESC-website en op de door het EESC gebruikte sociale netwerken. Let op: tenzij door de school anders is bepaald, geldt deze toestemming voor alle personen, gebouwen en objecten op de foto's;
• ermee in te stemmen dat de namen van de leerlingen en de leerkracht en de tijdens het evenement in Brussel gemaakte foto's van de leerlingen en de leerkracht worden gebruikt in EESC-publicaties, op de EESC-website en op de door het EESC gebruikte sociale netwerken;
• alle persartikelen te overhandigen over het bezoek van het EESC-lid aan de school en over de deelname van de school aan het evenement;
• de organisatoren van het EESC onmiddellijk op de hoogte te brengen van veranderingen (bijv. van begeleidende leerkracht, deelnemende leerlingen of e-mailadres);
• te zorgen voor lokale follow-up van het evenement, zowel op school als elders (bijv. verschaffen van informatie over de goedgekeurde aanbevelingen en over het evenement in het algemeen).

1.4         Wat gebeurt er als een school haar verplichtingen niet nakomt?

Niet-naleving van deze voorwaarden leidt onmiddellijk tot uitsluiting van de school en de leerlingen van het evenement.

2.             Selectie van scholen

De deelnemende scholen worden in december 2017 tijdens een loting geselecteerd uit alle scholen die zich vóór de deadline hebben geregistreerd. Een geselecteerde school mag zich volgend jaar niet nogmaals registreren voor deelname aan het evenement in Brussel (maar kan over twee jaar weer meedoen). De loting vindt plaats in aanwezigheid van de EESC-vicevoorzitter, die erop toeziet dat de loting volgens de regels verloopt. Per land wordt één school geselecteerd. De geselecteerde scholen worden afzonderlijk per e-mail van hun selectie op de hoogte gebracht en hun namen worden half december 2017 op de EESC-website gepubliceerd.

3.             Selectie en registratie van de leerlingen die naar Brussel komen

De deelnemende scholen selecteren drie leerlingen voor deelname aan de workshops in Brussel op 15  en 16 maart 2018. Deze leerlingen (van 16 jaar of ouder) zijn bezig aan hun voorlaatste jaar van om het even welk soort middelbaar onderwijs en kunnen zich in het Engels uitdrukken.

3.1         Selectiecriteria

De scholen selecteren zelf de leerlingen die hen vertegenwoordigen. Ze mogen hun eigen selectiecriteria vaststellen, mits die duidelijk, eerlijk en niet-discriminerend zijn. Met het oog op gendergelijkheid bevinden zich onder de geselecteerde leerlingen bij voorkeur minstens één jongen en één meisje.

3.2         Deelname van gehandicapte leerlingen

De scholen garanderen dat ook gehandicapte leerlingen aan het evenement kunnen deelnemen. De gebouwen van het EESC beschikken over voorzieningen die ze toegankelijk maken voor gehandicapten. Als speciale voorzieningen nodig zijn, dienen de scholen de organisatoren van het EESC tijdig daarvan op de hoogte te brengen.

3.3         Registratie van de leerlingen

Uiterlijk begin januari 2018 registreren de geselecteerde scholen de drie leerlingen die door hen zijn geselecteerd voor deelname aan YEYS 2018. Alvorens dat te doen dienen de scholen daartoe schriftelijk toestemming (toestemmingsformulier) van de ouder(s) of wettelijke voogd(en) van de leerlingen te hebben gekregen.

3.4         Toestemmingsformulier

De deelnemende scholen overhandigen voor elke leerling een toestemmingsformulier. Wanneer beschikbaar kan dit formulier op de EESC-website in alle officiële EU-talen gedownload en vervolgens afgedrukt worden. Het moet door de ouder(s) of wettelijke voogd(en) van de leerling en door het hoofd van de school worden ondertekend. Daarna wordt het vóór 8 januari 2018 per post of per e-mail aan het EESC verstuurd samen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs van elke leerling. Let erop dat die kopie leesbaar is.

Postadres:        Europees Economisch en Sociaal Comité

VMA 05/55
Belliardstraat 99
1040 Brussel (België)
E-mailadres:    youreurope@eesc.europa.eu

De ouder(s) of wettelijke voogd(en) van de leerling en het hoofd van de school verklaren op het toestemmingsformulier dat:

• de leerling toestemming heeft om naar het evenement in Brussel te gaan;
• de naam van de leerling samen met foto's van de leerling en/of video-opnamen van het evenement mogen worden gebruikt in EESC-publicaties, op de EESC-website en op de door het EESC gebruikte sociale netwerken;
• de leerling tijdens de reis en het verblijf in Brussel onder toezicht zal staan van de begeleidende leerkracht.

Een leerling mag niet aan het evenement deelnemen tenzij het toestemmingsformulier en een kopie van zijn of haar identiteitsbewijs vóór bovengenoemde deadline zijn ontvangen.

3.5         Bescherming van persoonsgegevens

Het EESC garandeert dat alle ontvangen persoonsgegevens worden beschermd overeenkomstig de geldende wetgeving. Tijdens het evenement YEYS 2018 wordt voor promotionele doeleinden gefilmd en gefotografeerd.

4.             Voorbereiding van het evenement in de scholen

Een lid van het EESC zal de geselecteerde scholen bezoeken, waarschijnlijk tussen half januari en februari 2018. Hij of zij zal informatie geven over het EESC en de werkmethoden ervan en het voor het evenement bestemde werkdocument presenteren en bediscussiëren. Het EESC betaalt de reis- en verblijfskosten van dit lid. Het EESC zal ook contact opnemen met de pers. De persdienst van het EESC zal met de scholen en EESC-leden samenwerken om de media aan te moedigen hun bezoeken te volgen en eventueel bij te wonen. Wij stellen het op prijs als u zich ook hiervoor inzet.

Alle relevante informatie over het evenement wordt op de EESC-website gepubliceerd. De betrokken leerkrachten worden daarom verzocht die site regelmatig te bezoeken.

Tegen half januari 2018 ontvangen de deelnemende scholen een werkdocument met open vragen om de leerlingen en hun leerkrachten te helpen hun ideeën vorm te geven en zich op het debat in Brussel voor te bereiden. De leerlingen en leerkrachten moeten discussiëren over deze vragen en ze proberen te beantwoorden om zich klaar te stomen voor de livediscussies in Brussel.

5.             Evenement in Brussel

5.1         Verantwoordelijkheid

De deelnemende scholen, ieder vertegenwoordigd door de begeleidende leerkracht, dragen de volledige verantwoordelijkheid voor hun leerlingen en leerkracht tijdens hun verblijf in Brussel en tijdens hun reis naar en van het evenement.

De leerlingen en begeleidende leerkracht dienen in het bezit te zijn van de vereiste reisdocumenten (d.w.z. een geldig paspoort of geldige identiteitskaart).

Ook moeten ze beschikken over een Europese ziekteverzekeringskaart (gratis te verkrijgen bij de plaatselijke verzekeringsinstanties en/of ziekenfondsen) of een voorlopig ziekteverzekeringsbewijs als de kaart niet op tijd kan worden afgegeven (voor meer informatie: http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=559).

Leerlingen en leerkrachten uit kandidaat-lidstaten dienen bij de ziekenfondsen of particuliere verzekeringsmaatschappijen in hun land na te gaan hoe zij zich in het buitenland kunnen laten verzekeren.

De deelnemende scholen en/of de ouders van de deelnemende leerlingen moeten beschikken over een reisverzekering. Deze komt voor rekening van de deelnemers zelf (sommige scholen hebben wellicht al een verzekering die schoolexcursies naar het buitenland dekt en/of de leerlingen zijn wellicht al gedekt via een gezinspolis reisverzekering). Ook de deelnemende leerkrachten dienen te beschikken over een reisverzekering.

Alle leerlingen en leerkrachten zijn via het EESC verzekerd tegen ongevallen tijdens het evenement in België.

Het EESC organiseert en betaalt de reis en het verblijf van de leerlingen en de begeleidende leerkracht uit elke lidstaat en kandidaat-lidstaat overeenkomstig onderstaande voorwaarden.

5.2         Praktische informatie

Het evenement vindt plaats op 15 en 16 maart 2018. De leerlingen komen op donderdag 15 maart 2018 aan in Brussel en ontmoeten dezelfde avond de andere deelnemers. Ze keren op zaterdag 17 maart 2018 naar huis terug.

De deelnemende scholen krijgen vooraf uitgebreidere praktische informatie over het evenement.

De deelnemende scholen worden verzocht suggesties te doen voor een nationale culturele bijdrage (bijv. traditionele dans en/of muziek) voor het afscheidsdiner op 16 maart.

5.3         Werktalen

De werkgroepen worden gehouden in het Engels. Tijdens de plenaire zittingen is er vertolking uit en naar het Engels en Frans. Zoals benadrukt dienen de leerlingen en de begeleidende leerkracht zich in het Engels te kunnen uitdrukken zodat de discussies in de werkgroepen vlot kunnen verlopen. Er worden parallelactiviteiten voor de leerkrachten georganiseerd.

5.4         Onkosten

Het EESC betaalt de volgende onkosten van de leerlingen en hun leerkracht:

• accommodatie in Brussel (2 nachten, incl. ontbijt);
• vlieg- of treinreis naar Brussel (incl. aansluitende vluchten of langeafstandstreinen indien nodig). Afhankelijk van het land van herkomst van de deelnemers reizen zij per trein of vliegtuig. De deelnemende scholen ontvangen nog uitgebreidere informatie hierover.
• Let op: het boeken van het vervoer en het hotel en de betaling van de desbetreffende facturen wordt rechtstreeks en uitsluitend door het EESC gedaan (dat daarvoor gebruik maakt van zijn reisbureau). Het EESC is niet verantwoordelijk voor extra nachten en onbetaalde facturen;
• vervoer tussen het vliegveld of treinstation van Brussel en het hotel;
• diner op donderdag 15 maart 2018, lunch en diner op vrijdag 16 maart 2018.

De deelnemers dienen ervoor te zorgen dat zij ruim vóór hun geplande vertrektijd naar Brussel op het vliegveld of treinstation aanwezig zijn. Als zij hun vlucht of trein om wat voor reden dan ook missen, behalve in geval van overmacht, dan kent het EESC geen terugbetaling en/of compensatie toe en vergoedt het niet de kosten van de aanschaf van nieuwe tickets of van de omboeking van bestaande tickets en evenmin bijkomende verblijfskosten.

Let op: het EESC betaalt of vergoedt niet de kosten van het vervoer naar en van het vliegveld of treinstation in het land van herkomst. Dit betekent dat deze kosten voor rekening van de deelnemers komen.

AANVULLENDE INFORMATIE

Algemene informatie over het EESC is te vinden op de EESC-website: www.eesc.europa.eu.

Alle informatie over het evenement is te vinden op de YEYS-website: www.eesc.europa.eu/yeys2018.

Voor vragen kunt u een e-mail sturen naar de organisatoren van het EESC: youreurope@eesc.europa.eu.

YEYS op Facebook: www.facebook.com/youreuropeyoursay/

YEYS op Twitter: youreurope

YEYS op Instagram: youreurope

Hashtag: #YEYS2018

_____________