European Economic
and Social Committee
Das Verfahren Schritt für Schritt
Max. 4 Monate / Min. 4 Wochen
Organisatoren
- Online-Formular ausgefüllt einreichen
- Vergewissern Sie sich bitte bei der Planung Ihrer Veranstaltung, dass Sie die Arbeitszeiten im EWSA einhalten: 9.00 bis 17.30 Uhr
- und die Dauer der Mittagspause (90 Minuten).
Koordinator des EWSA
Überprüft:
- Verfügbarkeit des Sitzungssaals,
- Interesse seitens der Fachgruppe und Verfügbarkeit von Mitgliedern,
Übermittelt:
- eine Bestätigung per E-Mail an die Organisatoren mit allen Unterlagen und einzuhaltenden Terminen.
2 Wochen vorher
Organisatoren
Dem Koordinator des EWSA zusenden:
- endgültige Tagesordnung oder Entwurf
- technische Anforderungen (USB, Projektor, Aufnahmegerät, Mikrofone usw.),
- Versicherungspolice (Haftpflichtversicherung für alle materiellen Schäden, die am Tag der Veranstaltung verursacht werden).
Die gastronomische Versorgung absprechen (mit Sodexo oder einem externen Dienstleister) – die Bereitstellung von Wasser im Sitzungssaal nicht vergessen.
Koordinator des EWSA
Übernimmt:
- technische Vorbereitung,
- sonstige Vorkehrungen.
5 Arbeitstage vorher
Organisatoren
Zusenden:
- Liste der Teilnehmer
- Vorname, Name
- Nummer des Personalausweises
- Staatsangehörigkeit
- Wohnsitzland
- Muster der Zugangsausweise
- letzte Tagesordnung
Koordinator des EWSA
Leitet die Teilnehmerliste an den Sicherheitsdienst weiter, um den Zugang zu gewährleisten.
Tag der Veranstaltung
Organisatoren
- Registrierung der Teilnehmer
- Abgleich der Daten der Personalausweise
- Ausgabe der Zugangsausweise
- Beschilderung (falls erforderlich)
Koordinator des EWSA
Verfügbar für Beratung und Koordinierung vor Ort während der Veranstaltung.
2 Wochen nach der Veranstaltung
Organisatoren
- Erstellung des Berichts mit den Schlussfolgerungen der Veranstaltung
- Bericht an den Koordinator des EWSA übermitteln.
Koordinator des EWSA
Verbreitet den Bericht über:
- Internetportal des EWSA,
- intern an die betroffenen Fachgruppen.