European Economic
and Social Committee
Podrobný postup
Najviac 4 mesiace / Najmenej 4 týždne
Organizátori
- vyplňte a zašlite toto on-line tlačivo
- Pri plánovaní svojho podujatia dodržiavajte prosím pracovný čas EHSV (9.00 – 17.30 hod.)
- a dĺžku trvania obednej prestávky (hodina a 30 minút).
Koordinátor EHSV
overuje:
- dostupnosť zasadacej miestnosti
- záujem sekcie a disponibilitu členov
zasiela:
- e-mail organizátorom o prijatí ich žiadosti obsahujúci všetky dokumenty a požadované lehoty
2 týždne pred podujatím
Organizátori
koordinátorovi EHSV zašlite:
- návrh programu alebo schválený program,
- technické požiadavky (USB, projektor, zaznamenávanie, mikrofóny atď.)
- druh poistenia (poistenie zodpovednosti za materiálne škody v deň podujatia)
Zabezpečte občerstvenie (v spolupráci so spoločnosťou Sodexo alebo externým poskytovateľom) a nezabudnite na poskytnutie vody v zasadacej miestnosti.
Koordinátor EHSV
zabezpečuje:
- technické vybavenie
- iné dohodnuté prípravy
5 pracovných dní pred podujatím
Organizátori
zašlite:
- zoznam účastníkov
- meno a priezvisko
- číslo dokladu totožnosti
- údaj o štátnej príslušnosti
- údaj o krajine bydliska
- model vstupného preukazu
- najnovšiu verziu programu podujatia
Koordinátor EHSV
zasiela zoznam účastníkov oddeleniu pre bezpečnosť na zabezpečenie prístupu
v deň podujatia
Organizátori
- registrácia účastníkov
- preverenie údajov o doklade totožnosti
- vydanie vstupných preukazov
- umiestnenie označení (v prípade potreby)
Koordinátor EHSV
je k dispozícii pre poskytnutie rady alebo koordináciu podujatia
2 týždne po podujatí
Organizátori
- vypracujte správu so závermi podujatia
- správu zašlite koordinátorovi EHSV
Koordinátor EHSV
sprístupňuje správu:
- na webovom sídle EHSV
- interne príslušným sekciám