Procedura per fasi

Max. 4 mesi /  Min. 4 settimane

Organizzatori

• Compilare e presentare il modulo online
• Nella pianificazione dell'evento si prega di rispettare l'orario di lavoro del CESE: 09:00-17:30
• e la durata della pausa pranzo (1,5 ore).

Coordinatore CESE

Verificare:

• la disponibilità delle sale
• l'interesse della sezione e la disponibilità dei membri

Inviare:

• un'e-mail di conferma agli organizzatori con tutti i documenti e l'indicazione delle scadenze da rispettare.

2 settimane prima

Organizzatori

Inviare al coordinatore CESE:

• il progetto di ordine del giorno o la sua versione definitiva,
• le esigenze tecniche (USB, dispositivo di proiezione, registrazione, microfoni, ecc.),
• la polizza di assicurazione (responsabilità civile che copra i danni materiali che potrebbero verificarsi il giorno dell'evento).

Occuparsi della ristorazione (contattando Sodexo o un fornitore esterno) - non dimenticare di mettere a disposizione l'acqua nella sala riunioni.

Coordinatore CESE

Occuparsi:

• degli aspetti tecnici
• di ogni altra richiesta.

5 giorni lavorativi prima

Organizzatori

Inviare:

• l'elenco dei partecipanti
• nome/cognome
• numero della carta di identità
• nazionalità
• paese di residenza
• modello di titolo di accesso (badge)
• l'ultima versione dell'ordine del giorno

Coordinatore CESE

Trasmettere l'elenco dei partecipanti al Servizio di sicurezza per garantire l'accesso.

Il giorno dell'evento

Organizzatori

• registrazione dei partecipanti
• verifica dei dati personali
• consegna dei titoli di accesso
• cartelli e indicazioni (se del caso).

Coordinatore CESE

Essere disponibile a offrire eventuali consigli o coordinamento durante l'evento.

2 settimane dopo l'evento

Organizzatori

• redigere una relazione che illustri le conclusioni dell'evento
• trasmettere la relazione al coordinatore CESE.

Coordinatore CESE

Diffondere la relazione:

• sul sito web del CESE;
• internamente alle sezioni interessate.