European Economic
and Social Committee
El procedimiento paso a paso
Máx. 4 meses / Mín. 4 semanas
Organizadores
- Rellenar y presentar el formulario en línea.
- Al planificar el acto, cerciorarse de que se celebra durante las horas de trabajo del CESE: 9.00 - 17.30 h
- y de que la pausa para el almuerzo tiene una duración mínima de 1,5 horas.
El coordinador del CESE
Comprueba:
- la disponibilidad de las salas
- el interés de la sección y la disponibilidad de los miembros.
Envía:
- un correo electrónico de confirmación a los organizadores con todos los documentos necesarios y los plazos.
2 semanas antes
Organizadores
Enviar al coordinador del CESE:
- el proyecto de programa o el programa definitivo
- las necesidades técnicas (USB, proyector, grabación, micrófonos, etc.)
- la póliza de seguro (responsabilidad civil que cubra cualquier daño material el día del acto).
Encargarse de la restauración (con Sodexo o con un proveedor externo), sin olvidar ofrecer agua en la sala de reunión.
El coordinador del CESE
Se encarga de:
- los aspectos técnicos
- cualquier otro trámite.
5 días laborables antes
Organizadores
Enviar:
- la lista de participantes
- nombre y apellidos
- número del documento identificativo
- nacionalidad
- país de residencia
- el modelo de las tarjetas de acceso
- el programa actualizado.
El coordinador del CESE
Envía la lista de los participantes al Departamento de Seguridad para garantizar el acceso.
El día del acto
Organizadores
- Inscribir a los participantes.
- Comprobar los datos de los documentos identificativos.
- Entregar las tarjetas de acceso.
- Colocar carteles con la señalización (si es necesario).
El coordinador del CESE
Está disponible para ofrecer asesoramiento y coordinación durante el acto.
2 semanas después del acto
Organizadores
- Elaborar un informe con las conclusiones del acto.
- Enviar el informe al coordinador del CESE.
El coordinador del CESE
Difunde el informe a través de:
- el sitio web del CESE
- internamente a las secciones correspondientes.