Notice de protection des données - YEYS 2024

Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel?

La manifestation «Votre Europe, votre avis» est organisée par le Comité économique et social européen (CESE), qui est le responsable du traitement des données chargé du traitement de vos données à caractère personnel.

Le service chargé de traiter vos données pour le compte du responsable du traitement des données est l’

  • Unité «Visites et publications»
  • Direction D — Communication et relations interinstitutionnelles
  • Comité économique et social européen, rue Belliard 99, 1040 Bruxelles
  • youreurope@eesc.europa.eu

Quel est l’objectif du traitement des données dans le cadre de la procédure de candidature?

Vos données à caractère personnel seront traitées afin d’évaluer votre demande de participation à l’édition 2024 de la manifestation «Votre Europe, votre avis!» et:

  • de vous contacter afin de vous annoncer si votre candidature a été acceptée ou non et
  • en cas de succès, de vous fournir des informations sur les étapes à venir.

Quelle est la finalité du traitement de données ultérieur?

Pour les candidats retenus, les données à caractère personnel seront traitées afin de faciliter votre participation à l’édition 2024 de la manifestation «Votre Europe, votre avis!» pour:

Quelle est la base juridique du traitement des données?

Le règlement (UE) 2018/1725 s’applique au traitement de vos données à caractère personnel collectées pour l’organisation et la gestion de cette manifestation. La base juridique applicable pour le traitement de vos données à caractère personnel est l’article 5, point a), du règlement (UE) 2018/1725, dans la mesure où ce traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi une institution ou un organe de l’Union. Le CESE exerce ses missions telles qu’elles sont définies aux articles 300 à 304 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

Quelles données à caractère personnel feront l’objet du traitement?

  1. Les données à caractère personnel suivantes seront traitées dans le cadre de la procédure de candidature:
  • les coordonnées, y compris le titre, le prénom, le nom, le sexe, l’adresse, la nationalité, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom de l’organisation.
  1. Les données à caractère personnel et autres suivantes seront traitées lors de l’inscription des participants:
  • les coordonnées, y compris le titre, le prénom, le nom, le sexe, le numéro de carte d’identité/du passeport, l’adresse, la nationalité, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom de l’organisation, les exigences particulières, les allergies, les restrictions alimentaires, les handicaps, les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence, y compris son numéro de téléphone et son adresse électronique, le consentement à être photographié, filmé ou enregistré, le consentement à être contacté pour un suivi ou à propos de la manifestation suivante;
  • des données collectées pour des raisons financières lorsque les participants ont des demandes spéciales en matière de voyage et d’hébergement qui ne sont pas prises en charge par le CESE, mais qu’ils règleront personnellement;
  • des données recueillies à des fins d’accréditation pour accéder aux locaux du CESE lors de la manifestation, conformément aux exigences établies par le service de sécurité: prénom, nom, numéro de passeport ou de carte d’identité, date de naissance, nationalité. Pour de plus amples informations, veuillez vous référer à la déclaration de confidentialité en matière d’accréditation;
  • des données collectées à des fins de communication et de publicité: photos et ou enregistrements audio et vidéo des orateurs et des participants, citations comportant des noms, diffusion en direct. Ces éléments pourraient être publiés dans le cadre de la manifestation et de sa préparation (vidéo YouTube, publications) et en lien avec les activités de communication du CESE, et publiés sur son intranet, sur internet et les médias sociaux (Facebook, X et Instagram). Les enregistrements (tous les enregistrements sonores, audiovisuels et en direct) sont effectués conformément à la décision 206/17A du CESE — réglementation concernant l’enregistrement des activités effectuées par le Comité économique et social européen;
  1. Votre consentement est requis aux fins suivantes:
  • les photographies, enregistrements audio et vidéo et retransmissions en direct sur internet liés à la manifestation;
  • une liste des participants reprenant vos nom, prénom et adresse électronique sera communiquée aux participants;
  • l’envoi d’invitations à de futures manifestations «Votre Europe, votre avis!» que le CESE pourrait organiser;
  • vous pouvez donner votre consentement au moyen du formulaire d’inscription à la manifestation ou des documents fournis par courrier électronique;
  • lors de l’inscription à la manifestation «Votre Europe, votre avis!», certaines catégories de données à caractère personnel doivent être remplies. Si vous ne fournissez pas ces informations, vous ne pourrez pas vous inscrire pour prendre part à la manifestation.

Qui sont les destinataires ou catégories de destinataires de vos données à caractère personnel?

Le destinataire de vos données sera le membre du personnel du CESE chargé de l’organisation, de la gestion et du suivi de la manifestation.

Le CESE peut partager les informations concernant les candidats retenus avec des prestataires de services aux fins de l’organisation de la conférence et des manifestations connexes. Tous les prestataires de services sélectionnés pour l’organisation de l’édition 2024 de la manifestation «Votre Europe, votre avis!» sont contractuellement tenus de traiter les données à caractère personnel en notre nom, de préserver la confidentialité de toutes les données qu’ils traitent et de les protéger d’un accès, d’une utilisation et d’une conservation non autorisés.

Le CESE ne partage jamais vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Des photographies et/ou des enregistrements audio et vidéo des participants seront effectués pendant la manifestation. Les enregistrements (audiovisuels et photographies) seront par la suite utilisés en partie à des fins de communication et d’information. Une retransmission en ligne aura lieu durant la manifestation. Les photos ainsi que le matériel audio et vidéo obtenu peuvent aussi être légèrement retouchées lors de la postproduction (par exemple, pour ajuster la luminosité et/ou le contraste).

Le CESE n’est pas responsable des enregistrements effectués à titre personnel au cours de la manifestation.

Votre photographie/image pourra être utilisée dans des publications du CESE et/ou publiée sur l’intranet, les pages du site internet consacrées à la manifestation (http://www.eesc.europa.eu/yeys2024) et les réseaux sociaux pertinents, accompagnée de textes, de votre nom, de citations, de photographies et/ou d’enregistrements vidéo de la manifestation.

Il se pourrait aussi que vous soyez pris(e) en photo lors des préparations de la manifestation et que ce cliché soit utilisé dans des publications du CESE et/ou publié sur l’intranet, les pages du site internet consacrées à la manifestation (http://www.eesc.europa.eu/fr/yeys2024) et les réseaux sociaux pertinents, accompagné de textes, de votre nom et de citations.

Une vidéo de la manifestation pourra être publiée sur le site internet http://www.youtube.com/user/EurEcoSocCommittee.

Nous utilisons des médias sociaux pour fournir des informations sur la manifestation en rapport avec la manifestation «Votre Europe, votre avis!» et en faire la promotion sur des réseaux à large diffusion: Facebook, X, Instragram et YouTube. L’utilisation des médias sociaux n’implique en aucun cas l’approbation de leurs politiques de protection de la vie privée. Dans le cas où un ou plusieurs médias sociaux ne sont pas disponibles, nous déclinons toute responsabilité pour les interruptions de service dues à une défaillance de leur part. Nous recommandons aux utilisateurs de lire les politiques de protection de la vie privée de Facebook, X, Instagram et YouTube. Chaque société y explique sa politique de collecte et de traitement des données, l’utilisation qu’elle en fait, les droits des utilisateurs et la façon dont ceux-ci peuvent protéger leur vie privée lorsqu’ils utilisent ces services.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

Vos données et les données à caractère personnel fournies dans votre acte de candidature sont conservées tant que des actions de suivi en rapport avec la réunion sont nécessaires aux fins du traitement des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel contenues dans vos formulaires de candidature seront supprimées des bases de données du CESE deux ans après la manifestation.

Les données à caractère personnel provenant de l’inscription des participants, y compris les informations financières, seront supprimées des bases de données du CESE cinq ans après la manifestation.

Comment pouvez-vous exercer vos droits?

Vous avez le droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel. Vous êtes également en droit de demander qu’elles soient modifiées ou supprimées, ou que leur traitement soit soumis à certaines restrictions.

Vous disposez aussi du droit de retirer votre consentement à tout moment. Veuillez noter que le retrait du consentement n’aura pas d’effet rétroactif; le traitement de vos données personnelles fondé sur votre consentement est licite jusqu’au retrait de celui-ci.

Le cas échéant, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données. ainsi que de les recevoir telles que transmises au responsable de leur traitement ou d’obtenir qu’elles soient transférées directement à un autre responsable (portabilité des données).

Vous pouvez adresser vos demandes à youreurope@eesc.europa.eu. Toute demande sera traitée dans un délai de 15 jours ouvrables.

Le délégué à la protection des données du CESE

Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations à exprimer, ou si vous souhaitez soumettre une plainte relative à la collecte et à l’utilisation de vos données à caractère personnel, veuillez contacter le délégué à la protection des données du CESE en précisant les questions relatives au traitement dont font l’objet vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725, à l’adresse: data.protection@eesc.europa.eu.

Le contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.