European Economic
and Social Committee
Steg för steg-förfarande
Högst 4 månader / Minst 4 veckor
Arrangörerna
- Fyll i och lämna in den elektroniska blanketten
- Se vid planeringen av evenemanget till att följa EESK:s arbetstid kl. 9.00–17.30
- och lunchrast (1,5 timmar)
EESK:s samordnare
Kontrollerar
- tillgängliga lokaler
- facksektionernas intresse och ledamöternas tillgänglighet
Skickar
- ett e-postmeddelande med en bekräftelse till arrangörerna med alla dokument och tidsfrister som begärs
2 veckor före
Arrangörerna
Skicka följande till EESK:s samordnare:
- Förslag till eller slutlig dagordning
- Tekniska behov (usb, projektor, mikrofoner osv.)
- Försäkringsavtal (ansvarsförsäkring som täcker eventuell sakskada på dagen för evenemanget)
Ta hand om cateringen (med Sodexo eller en extern leverantör) – glöm inte att tillhandahålla vatten i sammanträdeslokalen
EESK:s samordnare
Sörjer för
- tekniska installationer
- övriga arrangemang
5 arbetsdagar före
Arrangörerna
Skicka
- deltagarförteckning
- förnamn/efternamn
- id-nummer
- nationalitet
- bosättningsland
- mall för passerkort
- senaste versionen av dagordningen
EESK:s samordnare
Skickar deltagarförteckningen till säkerhetsavdelningen för att säkerställa tillträde
Dagen för evenemanget
Arrangörerna
- Registrera deltagarna
- Dubbelkontrollera id-uppgifter
- Utfärda passerkort
- Skylta (vid behov)
EESK:s samordnare
Tillgänglig för råd eller samordning under evenemanget
2 veckor efter evenemanget
Arrangörerna
- Utarbeta rapporten med slutsatserna från evenemanget
- Skicka rapporten till EESK:s samordnare
EESK:s samordnare
Sprider rapporten
- genom EESK:s webbplats
- internt till de berörda facksektionerna