Steg för steg-förfarande

This page is also available in

Högst 4 månader / Minst 4 veckor

Arrangörerna

  • Fyll i och lämna in den elektroniska blanketten
  • Se vid planeringen av evenemanget till att följa EESK:s arbetstid kl. 9.00–17.30
  • och lunchrast (1,5 timmar)

EESK:s samordnare

Kontrollerar

  • tillgängliga lokaler
  • facksektionernas intresse och ledamöternas tillgänglighet

Skickar

  • ett e-postmeddelande med en bekräftelse till arrangörerna med alla dokument och tidsfrister som begärs

2 veckor före

Arrangörerna

Skicka följande till EESK:s samordnare:

  • Förslag till eller slutlig dagordning
  • Tekniska behov (usb, projektor, mikrofoner osv.)
  • Försäkringsavtal (ansvarsförsäkring som täcker eventuell sakskada på dagen för evenemanget)

Ta hand om cateringen (med Sodexo eller en extern leverantör) – glöm inte att tillhandahålla vatten i sammanträdeslokalen

EESK:s samordnare

Sörjer för

  • tekniska installationer
  • övriga arrangemang

5 arbetsdagar före

Arrangörerna

Skicka

  • deltagarförteckning
  • förnamn/efternamn
  • id-nummer
  • nationalitet
  • bosättningsland
  • mall för passerkort
  • senaste versionen av dagordningen

EESK:s samordnare

Skickar deltagarförteckningen till säkerhetsavdelningen för att säkerställa tillträde

Dagen för evenemanget

Arrangörerna

  • Registrera deltagarna
  • Dubbelkontrollera id-uppgifter
  • Utfärda passerkort
  • Skylta (vid behov)

EESK:s samordnare

Tillgänglig för råd eller samordning under evenemanget

2 veckor efter evenemanget

Arrangörerna

  • Utarbeta rapporten med slutsatserna från evenemanget
  • Skicka rapporten till EESK:s samordnare

EESK:s samordnare

Sprider rapporten

  • genom EESK:s webbplats
  • internt till de berörda facksektionerna