Procedura pas cu pas

This page is also available in

Maximum 4 luni / Minimum 4 săptămâni

Organizatori

  • Completați și depuneți formularul online
  • Vă rugăm ca, la planificarea evenimentului, să țineți seama de programul de lucru al CESE (9:00-17:30)
  • și de durata pauzei de prânz (1,5 ore).

Coordonatorul CESE

Verifică:

  • disponibilitatea sălii;
  • interesul din partea secțiunii și disponibilitatea membrilor.

Transmite:

  • un e-mail de confirmare către organizatori, cu toate documentele și termenele-limită.

Cu 2 săptămâni înaintea evenimentului

Organizatori

Transmiteți coordonatorului CESE:

  • proiectul de ordine de zi sau versiunea finală a ordinii de zi;
  • cerințele în materie de dotare tehnică (USB, proiector, înregistrare, microfoane etc.);
  • polița de asigurare (care acoperă răspunderea civilă pentru orice prejudicii materiale, în ziua evenimentului).

Conveniți asupra serviciilor de catering (cu Sodexo sau un prestator extern) – nu uitați să puneți la dispoziție apă de băut în sala de şedinţe.

Coordonatorul CESE

Se ocupă de:

  • pregătirea echipamentelor tehnice;
  • orice alte măsuri pregătitoare.

Cu 5 zile lucrătoare înaintea evenimentului

Organizatori

Trimiteți:

  • lista participanților
  • nume / prenume
  • numărul actului de identitate
  • cetățenia
  • țara de reședință
  • mostră pentru legitimația de acces
  • ultima versiune a ordinii de zi

Coordonatorul CESE

Transmite lista participanţilor către Departamentul de Securitate, pentru a asigura accesul participanților.

În ziua evenimentului

Organizatori

  • înregistrarea participanților
  • verificarea datelor de pe actele de identitate
  • eliberarea legitimațiilor de acces
  • instalarea unor panouri de semnalizare/orientare (după caz)

Coordonatorul CESE

Disponibil pentru consiliere și coordonare, pe durata evenimentului.

2 săptămâni după eveniment

Organizatori

  • elaborarea raportului cu concluziile evenimentului
  • trimiterea raportului către coordonatorul CESE

Coordonatorul CESE

Diseminează raportul:

  • pe paginile de internet ale CESE;
  • pe plan intern, secțiunilor interesate.