O procedimento passo a passo

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Máximo 4 meses / Mínimo 4 semanas

Organizadores

  • Preencher e apresentar o formulário em linha
  • No planeamento do seu evento, tenha em conta o horário de trabalho do CESE (das 9 horas às 17h30m)
  • e a duração da pausa para almoço (1,5 horas).

Coordenador do CESE

Verifica:

  • a disponibilidade de sala,
  • o interesse da secção e a disponibilidade de membros.

Envia:

  • uma mensagem eletrónica de confirmação aos organizadores com todos os documentos e prazos solicitados.

2 semanas antes

Organizadores

Enviar para o coordenador do CESE:

  • projeto ou versão definitiva da ordem do dia,
  • requisitos técnicos (USB, projetor, gravador, microfones, etc.),
  • a apólice de seguro (de responsabilidade civil que cubra eventuais danos materiais ocorridos no dia do evento).

Tratar do serviço de restauração (com a Sodexo ou um prestador de serviços externo) – não se esqueça de fornecer água na sala de reunião.

Coordenador do CESE

Encarrega-se:

  • da preparação técnica,
  • de tomar quaisquer outras providências.

5 dias úteis antes

Organizadores

Enviar:

  • lista de participantes,
  • nome / apelido,
  •  n.º de identificação,
  • nacionalidade,
  • país de residência,
  • modelo do cartão de identificação,
  • última ordem do dia,

Coordenador do CESE

Envia a lista de participantes ao serviço de segurança para assegurar o acesso.

No dia do evento

Organizadores

  • inscrição dos participantes,
  • verificação dos dados de identificação,
  • entrega dos cartões de acesso,
  • sinalização (se necessário),

Coordenador do CESE

Disponível para qualquer aconselhamento ou coordenação durante o evento.

2 semanas após o evento

Organizadores

  • elaborar o relatório com as conclusões do evento,
  • enviar o relatório ao coordenador do CESE.

Coordenador do CESE

Divulga o relatório:

  • no sítio Web do CESE,
  • internamente junto das secções interessadas.