European Economic
and Social Committee
O procedimento passo a passo
Máximo 4 meses / Mínimo 4 semanas
Organizadores
- Preencher e apresentar o formulário em linha
- No planeamento do seu evento, tenha em conta o horário de trabalho do CESE (das 9 horas às 17h30m)
- e a duração da pausa para almoço (1,5 horas).
Coordenador do CESE
Verifica:
- a disponibilidade de sala,
- o interesse da secção e a disponibilidade de membros.
Envia:
- uma mensagem eletrónica de confirmação aos organizadores com todos os documentos e prazos solicitados.
2 semanas antes
Organizadores
Enviar para o coordenador do CESE:
- projeto ou versão definitiva da ordem do dia,
- requisitos técnicos (USB, projetor, gravador, microfones, etc.),
- a apólice de seguro (de responsabilidade civil que cubra eventuais danos materiais ocorridos no dia do evento).
Tratar do serviço de restauração (com a Sodexo ou um prestador de serviços externo) – não se esqueça de fornecer água na sala de reunião.
Coordenador do CESE
Encarrega-se:
- da preparação técnica,
- de tomar quaisquer outras providências.
5 dias úteis antes
Organizadores
Enviar:
- lista de participantes,
- nome / apelido,
- n.º de identificação,
- nacionalidade,
- país de residência,
- modelo do cartão de identificação,
- última ordem do dia,
Coordenador do CESE
Envia a lista de participantes ao serviço de segurança para assegurar o acesso.
No dia do evento
Organizadores
- inscrição dos participantes,
- verificação dos dados de identificação,
- entrega dos cartões de acesso,
- sinalização (se necessário),
Coordenador do CESE
Disponível para qualquer aconselhamento ou coordenação durante o evento.
2 semanas após o evento
Organizadores
- elaborar o relatório com as conclusões do evento,
- enviar o relatório ao coordenador do CESE.
Coordenador do CESE
Divulga o relatório:
- no sítio Web do CESE,
- internamente junto das secções interessadas.