Stappenplan

This page is also available in:

4 maanden / tot 4 weken vooraf

Organisatoren

  • Onlineformulier invullen en verzenden.
  • NB: Houd bij de planning van het evenement rekening met de werktijden van het EESC (9.00-17.30 uur)
  • en met de duur van de lunchpauze (1,5 uur).

EESC-coördinator

Checken:

  • beschikbaarheid vergaderzaal;
  • interesse afdeling en beschikbaarheid leden.

Doorsturen:

  • bevestigingsmail naar de organisatoren met alle vereiste documenten en gestelde termijnen.

2 weken vooraf

Organisatoren

Naar de coördinator van het EESC sturen:

  • ontwerp- of definitieve agenda;
  • technische benodigdheden (USB, projector, opnameapparatuur, microfoons enz.);
  • verzekeringspolis (wettelijke aansprakelijkheid voor eventuele materiële schade op de dag van het evenement).

Voor catering zorgen (via Sodexo of een externe cateraar). Niet vergeten water ter beschikking te stellen in de vergaderzaal.

EESC-coördinator

Zorgen voor:

  • technische voorzieningen;
  • eventuele andere benodigdheden.

5 werkdagen vooraf

Organisatoren

Doorsturen:

  • deelnemerslijst;
  • naam/voornamen deelnemers;
  • ID-nummer;
  • nationaliteit;
  • land van verblijf;
  • voorbeeld toegangspas;
  • laatste agenda.

EESC-coördinator

Deelnemerslijst doorsturen naar de bewakingsdienst, die de deelnemers toegang moet verschaffen.

De dag van het evenement

Organisatoren

Zorgen voor:

  • registratie van de deelnemers;
  • cross-check ID-gegevens;
  • afgifte toegangspassen;
  • bewegwijzering (indien nodig).

EESC-coördinator

Bereikbaar zijn voor advies of coördinatie tijdens het evenement.

2 weken na het evenement

Organisatoren

Verslag opstellen met de conclusies van het evenement en

dit verslag naar de EESC-coördinator sturen.

EESC-coördinator

Het verslag verspreiden via:

  • de website van het EESC;
  • intern, aan de desbetreffende afdelingen.