Condizioni generali di partecipazione all'evento Your Europe, Your Say! (YEYS)

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INTRODUZIONE

Il Comitato economico e sociale europeo (CESE) organizza e accoglie l'evento La vostra Europa, la vostra opinione! (Your Europe, Your Say! - YEYS o in prosieguo anche "l'evento") dal 2010. YEYS consente a studenti di scuole secondarie di secondo grado provenienti dai 28 Stati membri dell'UE e dai 5 paesi candidati all'adesione (Albania, Macedonia del Nord, Montenegro, Serbia e Turchia) di saperne di più sul CESE e sul suo ruolo, nonché di scambiarsi opinioni e proporre raccomandazioni su un argomento specifico. Per maggiori informazioni consultare la pagina web dedicata all'evento.

1. Iscrizione

1.1 Condizioni di partecipazione

Per candidarsi a partecipare all'evento, un istituto d'insegnamento deve:

• essere una scuola secondaria di secondo grado con alunni di età compresa tra i 16 e i 18 anni;
• avere sede in uno Stato membro dell'UE o in uno dei paesi candidati;
• essere riconosciuto dalle autorità nazionali competenti in materia di istruzione di uno o più Stati membri o paesi candidati;
• disporre di un computer (per leggere e stampare file in formato PDF), con accesso a Internet e posta elettronica;
• selezionare un insegnante e tre studenti che frequentino il penultimo anno di qualsiasi istituto di istruzione secondaria di secondo grado, inclusi gli istituti di formazione professionale (che abbiano quindi almeno 16 anni di età) e siano in grado di esprimersi in lingua inglese;
• impegnarsi ad esaminare e discutere in classe, prima di recarsi a Bruxelles, le tematiche scelte per l'evento;
• impegnarsi ad accogliere un membro del CESE per una sessione d'informazione sull'Unione europea e il CESE, in un periodo fissato, in via provvisoria, tra gennaio e febbraio (le spese di viaggio e soggiorno del membro in questione sono a carico del CESE). Il membro del CESE si recherà in visita presso la scuola selezionata per incontrare l'insegnante accompagnatore e i tre studenti prescelti per la partecipazione all'evento di Bruxelles. Nel corso della visita il membro interverrà (con una presentazione sull'UE, il CESE e l'evento YEYS) in una o più classi della scuola selezionata;
• informare gli studenti selezionati, i loro compagni di classe ed eventualmente tutti gli alunni della scuola della possibilità di seguire i preparativi dell'evento e l'evento stesso su Facebook, Twitter e Instagram agli indirizzi indicati alla fine del presente documento, nella sezione Ulteriori informazioni.

1.2 Modalità di iscrizione

Una scuola che si candida a partecipare all'evento YEYS deve compilare il modulo di iscrizione online disponibile sul sito web del CESE e inviarlo entro il termine indicato. Sarà possibile iscriversi fino a tale data.

Prima dell'iscrizione, la scuola designa il suo insegnante accompagnatore, che dovrà essere in grado di comunicare in inglese, essendo - nel caso in cui la scuola venga poi selezionata - l'unica persona di contatto per il CESE durante la fase preparatoria precedente l'evento. Il dirigente scolastico deve confermare la scelta dell'insegnante nella apposita sezione del modulo di iscrizione online.

Nel modulo di iscrizione la scuola indica la propria denominazione completa e il proprio indirizzo, il nome e le informazioni di contatto del dirigente scolastico e dell'insegnante accompagnatore, e un indirizzo di posta elettronica al quale possono essere inviate tutte le comunicazioni dirette a tale insegnante. Si raccomanda di controllare regolarmente la casella di posta elettronica indicata nel modulo, in quanto le scuole saranno contattate principalmente via e-mail.

1.3 Che cosa si impegna a fare una scuola che si iscrive per partecipare all'evento?

Mediante l'iscrizione, ogni scuola si impegna a rispettare le condizioni relative all'estrazione a sorte, alla preparazione dell'evento e alla partecipazione alle attività a Bruxelles. Un'iscrizione valida ed entro il termine indicato assicura esclusivamente la partecipazione della scuola al sorteggio, senza garantirne la presenza all'evento.

Le scuole selezionate mediante sorteggio si impegnano a rispettare le seguenti condizioni:

1. scegliere e iscrivere tre alunni in grado di parlare e comprendere l'inglese, i quali prenderanno parte all'evento a Bruxelles accompagnati da un insegnante;
2. invitare un membro del CESE per una sessione informativa presso la scuola;
3. esaminare e discutere un documento proposto dal CESE;
4. condividere i risultati delle attività svolte a Bruxelles dai propri studenti, partecipando attivamente alle discussioni;
5. inviare una foto della sede della scuola (ad esempio, l'ingresso principale) e una foto di gruppo con i tre alunni selezionati ed il loro insegnante accompagnatore, unitamente all'autorizzazione a utilizzare tali fotografie nelle pubblicazioni del CESE e a pubblicarle sul sito web, sull'Intranet e sui social network del Comitato;
6. autorizzare l'utilizzo dei nomi degli studenti e dell'insegnante accompagnatore, nonché delle loro foto scattate durante la visita del membro del CESE presso la scuola, nelle pubblicazioni, sul sito web e sull'Intranet del CESE, oltre che sui social network ad esso collegati. NB: salvo se diversamente specificato dalla scuola, tale autorizzazione riguarda tutte le persone, gli edifici e gli oggetti riprodotti nelle immagini;
7. autorizzare l'utilizzo dei nomi degli studenti e dell'insegnante accompagnatore, nonché delle loro foto scattate durante la visita a Bruxelles, nelle pubblicazioni, sul sito web e sull'Intranet del CESE oltre che sui social network ad esso collegati;
8. fornire eventuali ritagli di stampa sulla visita del membro del CESE alla scuola o sulla partecipazione della scuola all'evento;
9. informare tempestivamente gli organizzatori del CESE in merito a qualsiasi cambiamento (ad esempio, nomi dell'insegnante accompagnatore o degli alunni partecipanti, nuovo indirizzo di posta elettronica, ecc.);
10. assicurarsi che all'evento venga riservato un seguito a livello locale, sia nella scuola partecipante che all'esterno (ad esempio diffondendo informazioni sulle raccomandazioni adottate e sull'evento in generale).

1.4 Cosa accade se la scuola non rispetta i propri impegni?

Il mancato rispetto delle presenti condizioni comporterà l'immediata esclusione della scuola e dei suoi studenti dall'evento.

2. Selezione delle scuole

Le scuole che potranno partecipare all'evento verranno estratte a sorte entro la fine dell'anno tra tutte quelle che si saranno iscritte entro il termine previsto. Una scuola già selezionata non può ricandidarsi l'anno successivo alla sua partecipazione a Bruxelles (ma può farlo dopo due anni). I nomi delle scuole verranno estratti alla presenza della vicepresidente del CESE, la quale garantirà che il sorteggio abbia luogo nel rispetto delle regole previste. Verrà selezionata una scuola per ciascun paese. Le scuole selezionate verranno informate individualmente per posta elettronica, e i loro nomi saranno pubblicati sul sito web del CESE.

3. Selezione e iscrizione degli studenti che si recheranno a Bruxelles

Le scuole partecipanti devono scegliere i tre alunni che parteciperanno ai seminari organizzati a Bruxelles. Gli alunni prescelti devono frequentare il penultimo anno di qualsiasi istituto di istruzione secondaria di secondo grado (devono quindi avere almeno 16 anni di età) e devono essere in grado di esprimersi in lingua inglese.

3.1Criteri di selezione

Le scuole stesse scelgono gli alunni che le rappresenteranno. Ciascun istituto è libero di fissare i propri criteri di selezione, purché siano chiari, equi e non discriminatori. Per ragioni di parità di genere, tra i tre studenti selezionati dovrebbero esservi almeno una ragazza e un ragazzo (tranne nel caso di scuole frequentate esclusivamente da studenti dello stesso sesso).

3.2  Partecipazione di alunni con disabilità

Le scuole devono garantire la possibilità di partecipare all'evento anche agli alunni con disabilità. Gli edifici del CESE sono privi di barriere architettoniche. Qualora debbano essere adottate disposizioni particolari, le scuole dovranno informarne gli organizzatori del CESE in tempo utile.

3.3 Iscrizione degli studenti

Le scuole selezionate devono iscrivere i tre studenti che sono stati scelti per partecipare all'evento YEYS. Prima di iscrivere gli alunni, le scuole devono ottenere un accordo scritto dal/dai loro genitore/i o altri rappresentanti legali (cfr. la sezione Modulo di autorizzazione). Il periodo utile per l'iscrizione sarà indicato sulla pagina web dedicata all'evento YEYS.

3.4 Modulo di autorizzazione

Alle scuole che partecipano all'evento sarà chiesto di compilare, per ogni alunno, un modulo di autorizzazione, disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'UE. Tale modulo, firmato dal/dai genitore/i o da altri rappresentanti legali dell'alunno e dal dirigente scolastico, deve poi essere inviato al CESE (corredato di una copia di un documento di identità valido di ciascun alunno) per posta ordinaria o elettronica. Il termine entro il quale occorre far pervenire tutti i documenti necessari sarà indicato nell'e-mail inviata alle scuole dall'équipe di YEYS. Prima dell'invio della copia del documento di identità, si raccomanda di verificarne la leggibilità.

Indirizzo postale:
Comitato economico e sociale europeo
VMA 05/00
Rue Belliard/Belliardstraat 99
1040 Bruxelles - Belgio

Indirizzo di posta elettronica:
youreurope@eesc.europa.eu

Nel modulo di autorizzazione, il/i genitore/i o altri rappresentanti legali dell'alunno e il dirigente scolastico dichiarano quanto segue:

• l'alunno è autorizzato a recarsi a Bruxelles per partecipare all'evento;
• il nome dell'alunno, nonché le immagini e/o i filmati della sessione che lo ritraggono, possono essere utilizzati nelle pubblicazioni, sul sito web e sull'Intranet del CESE, nonché sui social network ad esso collegati;
• l'alunno rimarrà sotto la supervisione dell'insegnante accompagnatore durante il viaggio e il soggiorno a Bruxelles.

L'alunno non potrà partecipare all'evento se il modulo di autorizzazione e una copia del documento d'identità non saranno pervenuti entro il termine previsto.

3.5 Protezione dei dati personali

Il CESE garantisce la tutela di tutti i dati personali ricevuti, nel rispetto del regolamento (UE) 2018/1725. Durante l'evento YEYS verranno scattate foto e registrate immagini a fini promozionali.

4. Preparazione per l'evento nelle scuole

Un membro del Comitato visiterà le scuole selezionate per presentare il CESE e i suoi metodi di lavoro, oltre che per illustrare e discutere il documento di lavoro dell'evento. Le spese di viaggio e di soggiorno del membro verranno sostenute dal CESE. Il Comitato adotterà inoltre iniziative che possano interessare la stampa/i media. L'unità Stampa del CESE collaborerà con le scuole e con i membri del Comitato per incoraggiare i media a seguire la visita ed eventualmente a parteciparvi. Vi ringraziamo fin da ora per il sostegno che potrete fornire a questa iniziativa.

Tutte le principali informazioni sull'evento saranno pubblicate sul sito web del CESE. Gli insegnanti interessati sono quindi invitati a consultare regolarmente il nostro sito.

Gli istituti scolastici partecipanti riceveranno un documento di lavoro con una serie di domande aperte per aiutare gli alunni e i loro insegnanti ad esporre le loro idee e a prepararsi in vista del dibattito a Bruxelles. Gli alunni e gli insegnanti dovranno discutere e cercare di rispondere a tali domande in classe, in modo da prepararsi a intervenire dal vivo a Bruxelles.

5. Evento a Bruxelles

5.1 Responsabilità

Gli istituti scolastici partecipanti, rappresentati dall'insegnante accompagnatore, saranno pienamente responsabili nei confronti degli studenti e dell'insegnante stesso durante la loro permanenza a Bruxelles e durante il viaggio da e verso il luogo dell'evento.

Gli alunni e l'insegnante accompagnatore devono munirsi dei documenti di viaggio necessari (passaporto o carta d'identità in corso di validità).

Inoltre, essi devono portare con sé la propria tessera sanitaria (ossia la tessera europea di assicurazione malattia rilasciata gratuitamente dall'ente assicurativo e/o dal fondo di assicurazione malattia locali) o in alternativa, qualora la tessera non sia immediatamente disponibile, un certificato sostitutivo provvisorio (per maggiori informazioni cfr. http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=559&langId=it).

Gli alunni e gli insegnanti provenienti dai paesi candidati devono informarsi presso il loro sistema sanitario nazionale o la loro assicurazione privata sulla copertura sanitaria loro garantita all'estero.

Le scuole partecipanti e/o il/i genitore/i degli alunni partecipanti devono sottoscrivere un'assicurazione di viaggio. A questa copertura devono provvedere gli stessi partecipanti (alcune scuole potrebbero avere già sottoscritto un'assicurazione che copre i viaggi all'estero e/o gli alunni potrebbero già disporre di una copertura assicurativa familiare). Anche gli insegnanti accompagnatori devono essere coperti da un'assicurazione di viaggio.

Tutti gli alunni e gli insegnanti sono coperti dal CESE contro il rischio di infortuni che potrebbero verificarsi in Belgio durante l'evento.

Il CESE prenoterà e pagherà il viaggio e il soggiorno degli alunni e dell'insegnante accompagnatore di ogni Stato membro e paese candidato, conformemente alle condizioni indicate qui di seguito.

5.2 Disposizioni relative all'evento

Gli studenti arriveranno a Bruxelles il giorno dell'evento YEYS e rientreranno nel loro paese il giorno dopo la conclusione dell'evento.

Le scuole partecipanti saranno informate in anticipo di tutti i dettagli pratici relativi all'evento: date di arrivo e di partenza dei partecipanti, biglietti aerei e indicazione dell'albergo.

Le scuole partecipanti sono invitate a fornire un contributo culturale del loro paese (ad esempio danze e/o musiche tradizionali - ma non una presentazione Powerpoint - della durata massima di 2-3 minuti) per la cena di fine evento.

5.3 Lingue di lavoro

I gruppi di lavoro si terranno in inglese, mentre per le sessioni plenarie è previsto un servizio di interpretazione da e verso l'inglese e il francese. Come già sottolineato, affinché le discussioni dei gruppi di lavoro si svolgano senza problemi, sia gli alunni che i loro insegnanti accompagnatori devono essere in grado di esprimersi in inglese. Per gli insegnanti verranno organizzate delle attività parallele.

5.4 Spese

Il CESE sosterrà le seguenti spese di viaggio e soggiorno degli studenti e del loro insegnante accompagnatore:

• spese di soggiorno a Bruxelles (per 2 notti - tranne casi eccezionali -, prima colazione compresa);
• spese di viaggio in aereo o in treno dal paese di origine a Bruxelles e viceversa (compresi, se necessario, i voli/treni in coincidenza). Il viaggio sarà effettuato in aereo o in treno, a seconda del paese di origine dei partecipanti. Le scuole partecipanti saranno informate in tempo utile di tutti i dettagli pratici;
• si prega di notare che sia le prenotazioni che i pagamenti del viaggio e dell'albergo verranno effettuati direttamente ed esclusivamente dal CESE tramite la sua agenzia di viaggi. Il CESE non si assume alcuna responsabilità per eventuali ulteriori pernottamenti e per eventuali fatture non pagate;
• trasferimenti dall'aeroporto o dalla stazione ferroviaria di Bruxelles all'albergo e ritorno.
• pranzo e cena per le due giornate dell'evento.

È importante che i partecipanti arrivino alla stazione ferroviaria o all'aeroporto con ampio anticipo rispetto all'orario di partenza previsto per Bruxelles. In caso di perdita del treno o del volo per cause non di forza maggiore, il CESE non concederà alcun rimborso e/o risarcimento e non provvederà a coprire i costi per l'acquisto di nuovi biglietti o la modifica dei biglietti esistenti né le spese aggiuntive di alloggio e di soggiorno eventualmente necessarie.

NB: il CESE non coprirà né rimborserà le spese di viaggio da/verso la stazione ferroviaria/l'aeroporto di partenza nel paese d'origine. Ciò significa che tali spese saranno a carico dei partecipanti.

ULTERIORI INFORMAZIONI

• Informazioni generali sul CESE sono disponibili sul sito web del Comitato: www.eesc.europa.eu.
• Tutte le informazioni sull'evento YEYS si trovano sulla pagina web dedicata: www.eesc.europa.eu/yeys2020.
• È anche possibile inviare domande agli organizzatori del CESE al seguente indirizzo di posta elettronica: youreurope@eesc.europa.eu