Az eljárás lépésről lépésre

This page is also available in

Max. 4 hónappal, de / min. 4 héttel a rendezvény előtt

Szervezők

  • Az online jelentkezési űrlap kitöltése és elküldése.
  • A rendezvény tervezése során igazodni kell az EGSZB-nél érvényes munkaidőhöz (9:00–17:30)
  • és legalább 1,5 órás ebédszünettel kell kalkulálni.

EGSZB-s koordinátor

Ellenőrzi, hogy van-e:

  • szabad terem,
  • érdeklődő szekció vagy tag, aki jelen tud lenni.

Megküldi:

  • a szervezőknek a visszaigazoló e-mailt és az összes szükséges dokumentumot, határidőt.

2 héttel a rendezvény előtt

Szervezők

Az EGSZB-s koordinátornak elküldeni:

  • a tervezett vagy a végleges programot,
  • a műszaki berendezésekkel (USB, vetítő, felvevők, mikrofonok stb.) kapcsolatos igényeket,
  • a biztosítási kötvényt (polgári jogi felelősségbiztosítás, amely kiterjed a rendezvény napján esetlegesen okozott anyagi károkra).

Az étkeztetés megszervezése (a Sodexóval vagy más külső céggel), külön figyelve, hogy legyen víz az ülésteremben.

EGSZB-s koordinátor

Ellenőrzi:

  • a műszaki berendezések meglétét,
  • az egyéb felmerülő kérdéseket.

5 munkanappal a rendezvény előtt

Szervezők

Elküldeni:

  • a résztvevők listáját,
  • keresztnévvel és vezetéknévvel,
  • a személyazonosító okmány számával,
  • az állampolgársággal és
  • a lakóhely szerinti országgal együtt,
  • a belépőmintát,
  • a véglegesített programot.

EGSZB-s koordinátor

Továbbítja a résztvevők listáját a biztonsági részleghez, hogy biztosított legyen a belépés.

A rendezvény napján

Szervezők

  • a résztvevők regisztrációja,
  • a személyazonosság ellenőrzése,
  • belépők/kitűzők kiosztása,
  • információs táblák elhelyezése (amennyiben szükséges)

EGSZB-s koordinátor

A rendezvény során elérhető bármilyen kérdés vagy koordinációs igény esetén.

2 héttel a rendezvény után

Szervezők

  • beszámoló készítése a rendezvény eredményeivel,
  • a beszámoló elküldése az EGSZB-s koordinátornak

EGSZB-s koordinátor

Továbbítja a beszámolót:

  • az EGSZB honlapján való megjelenéshez,
  • az intézményen belül az érintett szekcióknak.