European Economic
and Social Committee
Postupak korak po korak
Najviše 4 mjeseca ranije / Najmanje 4 tjedna ranije
Organizatori
- Ispunite i predajte internetski obrazac.
- Pri planiranju događanja, molimo vas da se pridržavate EGSO-ova radnog vremena: 9:00 – 17:30 sati
- i trajanja stanke za ručak (1,5 sata).
EGSO-ov koordinator
Provjerava:
- raspoloživost prostorija
- interes stručne skupine i dostupnost članova.
Dostavlja:
- organizatorima e-poruku s potvrdom i svim zatraženim dokumentima i rokovima.
2 tjedna ranije
Organizatori
EGSO-ovu koordinatoru pošaljite:
- prijedlog ili konačnu verziju dnevnog reda
- informacije o tehničkim potrebama (USB, projektor, uređaj za snimanje, mikrofon itd.)
- policu osiguranja (osiguranje od građanskopravne odgovornosti koje obuhvaća svu materijalnu štetu na dan događanja).
Osigurajte (u suradnji sa Sodexom ili vanjskim pružateljem usluga) posluživanje hrane i pića – ne zaboravite osigurati vodu u prostoriji za sastanke.
EGSO-ov koordinator
Obavlja:
- tehničke pripreme
- sve ostale pripreme.
5 radnih dana ranije
Organizatori
Dostaviti:
- popis sudionika
- ime i prezime
- broj osobne iskaznice
- informacije o državljanstvu
- informacije o zemlji boravišta
- predložak propusnice
- najnoviju verziju dnevnog reda.
EGSO-ov koordinator
Prosljeđuje popis sudionika Odjelu za sigurnost radi osiguravanja pristupa.
Na dan događanja
Organizatori
- Registracija sudionika
- unakrsna provjera osobnih podataka
- izdavanje propusnica
- postavljanje oznaka (po potrebi).
EGSO-ov koordinator
Stoji na raspolaganju za savjetovanje ili koordinaciju tijekom događanja.
2 tjedna nakon događanja
Organizatori
- zraditi izvješće sa zaključcima događanja
- dostaviti izvješće EGSO-ovu koordinatoru.
EGSO-ov koordinator
Distribuira izvješće:
- na internetskim stranicama EGSO-a
- predmetnim stručnim skupinama.