Conditions générales de participation à la manifestation «Votre Europe, votre avis!» (YEYS)

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INTRODUCTION

Le Comité économique et social européen (CESE) organise la manifestation «Votre Europe, votre avis!» (YEYS) depuis 2010. Celle-ci permet à des élèves de l’enseignement secondaire des 28 États membres de l’UE et des cinq pays candidats (l’Albanie, la Macédoine du Nord, le Monténégro, la Serbie et la Turquie) d’en apprendre davantage sur le CESE et son rôle, de prendre part à des échanges de vues et de proposer des recommandations sur une problématique spécifique. Vous trouverez de plus amples informations sur notre site web.

1. Inscription

1.1 Conditions de participation

Pour pouvoir participer, l’école candidate doit:

  • être un établissement d’enseignement secondaire et compter des élèves âgés de 16 à 18 ans;
  • être située dans un État membre de l’UE ou dans l’un des pays candidats à l’adhésion;
  • être reconnue par les instances chargées de l’enseignement dans un ou plusieurs États membres ou pays candidats;
  • disposer d’un ordinateur (permettant de lire et d’imprimer des fichiers au format PDF), d’un accès internet et d’une boîte aux lettres électronique;
  • sélectionner un enseignant et trois élèves, âgés d’au moins 16 ans et en avant-dernière année de n’importe quel type d’enseignement secondaire (y compris professionnel), capables de s’exprimer en anglais;
  • s’engager à réfléchir aux thèmes de la manifestation et à en débattre en classe avant de se rendre à Bruxelles;
  • s’engager à accueillir un membre du CESE pour une séance d’information sur l’UE et le CESE, probablement en janvier ou février (les frais de voyage et de séjour du membre du CESE seront pris en charge par le Comité). Ce membre se rendra dans l’école sélectionnée pour y rencontrer les trois élèves et l’enseignant choisis pour aller à Bruxelles. Au cours de sa visite, il effectuera une présentation (sur l’UE, le CESE et la manifestation) à l’intention d’une ou de plusieurs classes de l’école sélectionnée;
  • informer les élèves sélectionnés, leurs camarades de classe et éventuellement tous les élèves de l’école de la possibilité de suivre aussi bien les préparatifs de la manifestation que la manifestation elle-même sur Facebook, Twitter et Instagram, sur les trois comptes cités dans la rubrique «Informations complémentaires» à la fin du présent document.

1.2 Procédure d’inscription

Les écoles qui souhaitent participer doivent remplir le formulaire d’inscription en ligne sur le site web du CESE avant la date limite indiquée. La période d’inscription se clôturera à cette date.

Avant l’inscription, l’école doit désigner l’enseignant accompagnateur, qui sera apte à s’exprimer en anglais, étant donné qu’il sera la personne de contact unique pour le CESE – si l’école est sélectionnée – tout au long de la préparation à la manifestation. Le directeur de l’établissement devra valider ce choix dans la rubrique appropriée du formulaire d’inscription en ligne.

Sur le formulaire d’inscription électronique, l’école devra indiquer son nom et son adresse complets, le nom et les coordonnées du directeur de l’établissement et de l’enseignant accompagnateur, ainsi que l’adresse électronique qui permettra d’assurer toute correspondance avec ce dernier. La boîte aux lettres électronique devra être consultée régulièrement, car le contact avec les écoles se fera essentiellement par courriel.

1.3 À quoi s’engagent les écoles qui s’inscrivent?

En s’inscrivant, chaque école accepte les conditions générales relatives au tirage au sort, à la préparation et à leur participation aux activités à Bruxelles. L’inscription en bonne et due forme et complétée dans les délais garantit uniquement la participation au tirage au sort et non à la manifestation.

Les écoles retenues à l’issue du tirage au sort s’engagent:

  1. à sélectionner et à inscrire trois élèves capables de parler et de comprendre l’anglais qui participeront à la manifestation à Bruxelles, accompagnés de leur enseignant;
  2. à accueillir un membre du CESE pour une séance d’information dans leur école;
  3. à réfléchir sur un document proposé par le CESE et à en discuter;
  4. à partager le résultat de leur travail lors de la manifestation à Bruxelles, en participant activement aux discussions;
  5. à communiquer une photographie des locaux de l’école (par exemple de son entrée principale) et une photographie de groupe avec les 3 élèves sélectionnés et l’enseignant accompagnateur, de même que l’autorisation d’utiliser ces photographies dans les publications du CESE et de les publier sur le site web et l’intranet du Comité, ainsi que sur les réseaux sociaux;
  6. à accepter que les noms et les photos de ces élèves et de l’enseignant illustrant la visite du membre du CESE en leur sein soient utilisés dans les publications du CESE et publiés sur le site web et l’intranet du Comité, ainsi que sur les réseaux sociaux concernés. NB: sauf indication contraire de l’école, cette autorisation s’applique à toutes les personnes, bâtiments et objets figurant sur les photographies;
  7. à accepter que les noms et les photos de ces élèves et de l’enseignant illustrant leur participation aux travaux à Bruxelles soient utilisés dans les publications du CESE et publiés sur le site web et l’intranet du Comité, ainsi que sur les réseaux sociaux concernés;
  8. à fournir les éventuelles coupures de presse relatives à la visite du membre du CESE dans leur école ou à la participation de l’école à la manifestation;
  9. à informer sans délai l’équipe organisatrice du CESE de tout changement (enseignant accompagnateur, élèves participants, adresse électronique, etc.);
  10. à organiser le suivi de la manifestation à l’échelon local, tant à l’école qu’ailleurs (par exemple en rendant compte des recommandations adoptées et en diffusant des informations sur la manifestation de manière générale).

1.4 Que se passe-t-il si l’école ne respecte pas ses engagements?

Le non-respect des engagements entraîne l’exclusion immédiate de l’école et de ses élèves de la manifestation.

 

2. Sélection des écoles participantes

Un tirage au sort sera effectué à la fin de l’année parmi les écoles ayant déposé leur candidature dans les délais requis. Les écoles sélectionnées ne peuvent se réinscrire l’année suivant leur participation à la manifestation à Bruxelles (mais pourront à nouveau le faire après deux ans). Le tirage au sort aura lieu en présence du vice-président du CESE, qui garantira son déroulement dans les règles. Une seule école sera retenue par pays. Les écoles retenues seront informées individuellement par courrier électronique. Leur nom sera publié sur le site web du CESE.

3. Sélection et inscription des élèves se rendant à Bruxelles

Les écoles participantes devront sélectionner trois élèves qui participeront aux ateliers à Bruxelles. Les élèves sélectionnés (qui devront être âgés d’au moins 16 ans) doivent être en avant-dernière année de l’enseignement secondaire, quel qu’en soit le type, et être capables de s’exprimer en anglais.

3.1 Critères de sélection

Les écoles prendront elles-mêmes en charge la sélection des élèves. Elles pourront définir leurs propres critères de sélection à condition que ceux-ci soient clairs, équitables et non discriminatoires. Afin de respecter l’égalité des sexes, les élèves sélectionnés ne devraient pas être tous du même sexe (sauf dans le cas des écoles non mixtes).

3.2 Participation d’élèves handicapés

Les écoles doivent faire en sorte que les élèves handicapés puissent également participer à la manifestation. Les bâtiments du CESE sont équipés de manière à permettre l’accès des personnes handicapées. Si des dispositions particulières doivent être prises, les écoles devront en informer en temps voulu l’équipe organisatrice du CESE.

3.3 Inscription des élèves

Les écoles participantes devront inscrire les trois élèves qu’elles ont sélectionnés pour prendre part à la manifestation YEYS. Avant l’inscription des élèves, les écoles devront obtenir l’accord écrit (formulaire d’autorisation) du/des parent(s) des élèves ou de la/des personne(s) exerçant l’autorité parentale. La période d’inscription sera indiquée sur le site web de la manifestation «Votre Europe, votre avis!».

3.4 Formulaire d’autorisation

Les écoles participantes devront fournir pour chaque élève un formulaire d’autorisation. Ce dernier sera disponible dans toutes les langues officielles de l’UE. Il devra être signé par le ou les parents ou responsables légaux de l’élève et par le directeur de l’école avant d’être envoyé au CESE par courrier postal ou électronique, accompagné, pour chaque élève, d’une copie d’un document d’identité en cours de validité. La date limite pour la réception de tous les documents requis sera précisée dans le courriel que l’équipe «Votre Europe, votre avis!» vous enverra. Veuillez vous assurer de la lisibilité de la copie.

Courrier postal:
Comité économique et social européen
VMA 05/00
Rue Belliard 99
1040 Bruxelles, Belgique

Courrier électronique:
 youreuropeateesc [dot] europa [dot] eu

Dans ce formulaire, le ou les parents ou personnes exerçant l’autorité parentale de l’élève et le directeur de l’établissement scolaire attestent que:

  • l’élève est autorisé à se rendre à Bruxelles pour la manifestation;
  • le nom de l’élève pourra être publié dans les publications du CESE, sur le site web et l’intranet du Comité, ainsi que sur les réseaux sociaux concernés, tout comme ses photos et/ou des enregistrements vidéo de la session;
  • l’élève sera sous la responsabilité de l’enseignant accompagnateur tout au long de son voyage et de son séjour à Bruxelles.

Si le formulaire d’autorisation et une copie du document d’identité ne sont pas envoyés dans le délai prescrit, l’élève ne pourra pas participer à la manifestation.

3.5 Protection des données à caractère personnel

Le CESE garantit la protection de toutes les données à caractère personnel reçues, conformément au règlement (UE) 2018/1725. La manifestation «Votre Europe, votre avis!» sera filmée et des photos seront prises à des fins promotionnelles.

4. Préparation de la manifestation au sein des écoles

Un membre du Comité se rendra dans les écoles sélectionnées, où il fournira des informations sur le CESE et ses méthodes de travail, présentera le document de travail de la manifestation et en discutera. Le CESE prendra en charge les frais de voyage et de séjour encourus par ce membre. Il prendra également des initiatives en lien avec la presse. L’unité Presse du CESE travaillera en collaboration avec les écoles et les membres du CESE en vue d’inciter les médias à suivre la visite et éventuellement à y participer. Nous vous serions reconnaissants de nous soutenir dans cette démarche.

Toutes les informations importantes concernant la manifestation seront publiées sur le site internet du CESE. Il est donc conseillé aux enseignants responsables de consulter régulièrement notre site web.

Les écoles participantes recevront un document de travail contenant des questions ouvertes, destiné à aider les élèves et leurs professeurs à formuler leurs idées et à se préparer en vue des débats qui se dérouleront à Bruxelles. Les élèves et les enseignants doivent discuter et tenter de répondre à ces questions en classe, afin d’être prêts pour les discussions réelles à Bruxelles.

5. La manifestation à Bruxelles

5.1 Responsabilité

Les écoles participantes, représentées par l’enseignant accompagnateur, assumeront l’entière responsabilité des élèves et de ce dernier lors de leur voyage et de leur séjour à Bruxelles.

Les élèves et l’enseignant qui les accompagne devront se munir des documents de voyage nécessaires (c’est-à-dire d’un passeport ou d’une carte d’identité en cours de validité).

Ils devront également être en possession de la carte européenne d’assurance maladie (disponible gratuitement auprès des organismes locaux d’assurance et/ou via les caisses maladie) ou d’un certificat provisoire de remplacement si la carte n’est pas disponible dans les délais requis (pour davantage d’informations: http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=559&langId=fr).

Les élèves et les enseignants venant des pays candidats doivent s’enquérir auprès de leur système national de santé ou de leur assureur privé des modalités de leur couverture à l’étranger.

Les écoles participantes et/ou les parents des élèves participants doivent disposer d’une assurance voyage. Les participants doivent y pourvoir eux-mêmes (certaines écoles peuvent disposer d’une assurance qui couvre les voyages scolaires à l’étranger et/ou les élèves peuvent être déjà couverts par une police d’assurance familiale). Les enseignants participants doivent également bénéficier d’une couverture d’assurance voyage.

Le CESE assure tous les élèves et tous les enseignants contre les accidents qui pourraient se produire en Belgique au cours de la manifestation.

Le CESE prendre en charge l’organisation et les frais du voyage et du séjour des élèves et de l’enseignant accompagnateur de chaque État membre et pays candidat, conformément aux conditions exposées ci-dessous.

5.2 Déroulement de la manifestation

Les élèves arriveront à Bruxelles le premier jour de la manifestation «Votre Europe, votre avis!» et repartiront dans leurs pays respectifs le lendemain du dernier jour.

Les écoles participantes seront informées au préalable des modalités exactes de la manifestation en ce qui concerne les dates d’arrivée et de départ, les billets d’avion et le nom de l’hôtel.

Les écoles participantes sont invitées à proposer une activité culturelle typique de leur pays (comme une danse et/ou de la musique traditionnelle – pas de présentation PowerPoint – d’une durée maximale de 2 à 3 minutes) pour le repas de clôture.

5.3 Langues de travail

Lors des séances de travail, les discussions se dérouleront en anglais. Une interprétation de/vers l’anglais et le français est prévue pour les sessions plénières. Comme nous l’avons déjà souligné, afin d’assurer le bon déroulement des ateliers, l’enseignant accompagnateur et les élèves doivent être capables de s’exprimer en anglais. Des activités seront organisées en parallèle pour les professeurs.

5.4 Frais

Le CESE prendra à sa charge les frais suivants pour les élèves et l’enseignant accompagnateur:

  • les frais de séjour à Bruxelles [2 nuits (sauf exceptions), petit déjeuner compris];
  • les frais de voyage en avion ou en train entre leur pays et Bruxelles (y compris les correspondances en avion ou train longue distance, si nécessaire). Le voyage se fera en avion ou en train selon le pays de départ des participants. Les écoles participantes seront informées des modalités exactes;
  • veuillez noter que le CESE, et lui seul, procèdera directement, par l’intermédiaire de son agence de voyage, à la réservation du transport visé et de l’hôtel ainsi qu’au règlement de la facture correspondante. Le CESE n’endossera d’aucune manière la moindre responsabilité pour toute nuitée supplémentaire ou toute facture impayée;
  • les frais de transport entre l’aéroport/la gare de Bruxelles et l’hôtel;
  • le déjeuner et le dîner pour les deux jours de la manifestation.

Les participants doivent veiller à arriver à la gare/l’aéroport suffisamment longtemps avant l’heure de départ prévue pour Bruxelles. S’ils ratent leur train ou leur vol pour quelque raison que ce soit, hormis les cas de force majeure, le CESE n’offrira ni remboursement ni compensation. Il n’interviendra pas dans les frais d’achat de nouveaux billets ou de changement d’itinéraire, ni dans les frais supplémentaires de logement ou de séjour.

NB: Le CESE ne prendra pas en charge/ne remboursera pas les transports utilisés vers/depuis la gare ou l’aéroport dans le pays d’origine des participants. Autrement dit, les participants devront prendre en charge le coût des transports vers/depuis la gare ou l’aéroport dans leur pays d’origine.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

  • Des informations générales sur le CESE sont disponibles sur son site web: www.eesc.europa.eu.
  • Toutes les informations relatives à la manifestation «Votre Europe, votre avis!» sont disponibles sur le site web qui lui est consacré: www.eesc.europa.eu/yeys2020.
  • Vous pouvez également adresser vos questions à l’équipe organisatrice du CESE par courrier électronique: youreuropeateesc [dot] europa [dot] eu.

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