El procedimiento paso a paso

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Máx. 4 meses / Mín. 4 semanas

Organizadores

  •  ​​​​​Rellenar y presentar el formulario en línea.
  • Al planificar el acto, cerciorarse de que se celebra durante las horas de trabajo del CESE: 9.00 - 17.30 h
  • y de que la pausa para el almuerzo tiene una duración mínima de 1,5 horas.

El coordinador del CESE

Comprueba:

  • la disponibilidad de las salas
  • el interés de la sección y la disponibilidad de los miembros.

Envía:

  • un correo electrónico de confirmación a los organizadores con todos los documentos necesarios y los plazos.

2 semanas antes

Organizadores

Enviar al coordinador del CESE:

  • el proyecto de programa o el programa definitivo
  • las necesidades técnicas (USB, proyector, grabación, micrófonos, etc.)
  • la póliza de seguro (responsabilidad civil que cubra cualquier daño material el día del acto).

Encargarse de la restauración (con Sodexo o con un proveedor externo), sin olvidar ofrecer agua en la sala de reunión.

El coordinador del CESE

Se encarga de:

  • los aspectos técnicos
  • cualquier otro trámite.

5 días laborables antes

Organizadores

Enviar:

  • la lista de participantes
  • nombre y apellidos
  • número del documento identificativo
  • nacionalidad
  • país de residencia
  • el modelo de las tarjetas de acceso
  • el programa actualizado.

El coordinador del CESE

Envía la lista de los participantes al Departamento de Seguridad para garantizar el acceso.


El día del acto

Organizadores

  • Inscribir a los participantes.
  • Comprobar los datos de los documentos identificativos.
  • Entregar las tarjetas de acceso.
  • Colocar carteles con la señalización (si es necesario).

El coordinador del CESE

Está disponible para ofrecer asesoramiento y coordinación durante el acto.


2 semanas después del acto

Organizadores

  • Elaborar un informe con las conclusiones del acto.
  • Enviar el informe al coordinador del CESE.

El coordinador del CESE

Difunde el informe a través de:

  • el sitio web del CESE
  • internamente a las secciones correspondientes.