Η διαδικασία βήμα προς βήμα

κατά μέγιστονμήνες / τουλάχιστον 4 εβδομάδες

Οι διοργανωτές:

  • Συμπληρώνουν και υποβάλλουν το ηλεκτρονικό έντυπο.
  • Κατά τον προγραμματισμό της εκδήλωσης, βεβαιώνονται ότι τηρείται το ωράριο εργασίας της ΕΟΚΕ (09.00 – 17.30)
  • και το μεσημεριανό διάλειμμα για γεύμα (1,5 ώρα).

Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:

Ελέγχει:

  • τη διαθεσιμότητα αιθουσών,
  • το ενδιαφέρον του τμήματος και τη διαθεσιμότητα των μελών,

Αποστέλλει:

  • ένα ηλεκτρονικό μήνυμα επιβεβαίωσης στους διοργανωτές με όλα τα απαιτούμενα έγγραφα και προθεσμίες.

εβδομάδες πριν

Οι διοργανωτές:

Στέλνουν στον συντονιστή της ΕΟΚΕ:

  • την προσωρινή ή οριστική ημερήσια διάταξη,
  • τις τεχνικές απαιτήσεις (USB, βιντεοπροβολέας, μαγνητοσκόπηση, μικρόφωνα κλπ.),
  • το ασφαλιστήριο συμβόλαιο (αστική ευθύνη που καλύπτει οποιαδήποτε υλική ζημία για την ημέρα της εκδήλωσης).

Φροντίζουν για τις ρυθμίσεις της τροφοδοσίας (με την εταιρεία Sodexo ή έναν εξωτερικό πάροχο) και μεριμνούν για τη διάθεση νερού στην αίθουσα συνεδριάσεων.

Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:

Φροντίζει για:

  • το τεχνικό στήσιμο,
  • κάθε άλλη ρύθμιση.

εργάσιμες ημέρες πριν

Οι διοργανωτές:

Αποστέλλουν:

  • τον κατάλογο των συμμετεχόντων
  • τα ονοματεπώνυμα
  • τον αριθμό δελτίου ταυτότητας
  • την υπηκοότητα
  • τη χώρα μόνιμης διαμονής
  • το υπόδειγμα κάρτας εισόδου
  • την πλέον πρόσφατη ημερήσια διάταξη

Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:

Προωθεί τον κατάλογο των συμμετεχόντων στην Υπηρεσία Ασφαλείας προκειμένου να εξασφαλιστεί ή είσοδος των επισκεπτών.


την ημέρα της εκδήλωσης

Οι διοργανωτές:

  • εγγραφή των συμμετεχόντων,
  • διασταύρωση των στοιχείων ταυτότητας,
  • παράδοση καρτών εισόδου,
  • τοποθέτηση σήμανσης (εάν χρειάζεται),

Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:

Είναι διαθέσιμος για τυχόν συμβουλές ή συντονισμό κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.


εβδομάδες μετά την εκδήλωση

Οι διοργανωτές:

  • κατάρτιση έκθεσης με τα συμπεράσματα της εκδήλωσης,
  • αποστολή της έκθεσης στον συντονιστή της ΕΟΚΕ.

Ο συντονιστής της ΕΟΚΕ:

Διαδίδει την έκθεση μέσω:

  • του ιστοτόπου της ΕΟΚΕ·
  • εσωτερικά, στα ενδιαφερόμενα τμήματα