Das Verfahren Schritt für Schritt

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Max. 4 Monate / Min. 4 Wochen

Organisatoren

  • Online-Formular ausgefüllt einreichen
  • Vergewissern Sie sich bitte bei der Planung Ihrer Veranstaltung, dass Sie die Arbeitszeiten im EWSA einhalten: 9.00 bis 17.30 Uhr
  • und die Dauer der Mittagspause (90 Minuten).

Koordinator des EWSA

Überprüft:

  • Verfügbarkeit des Sitzungssaals,
  • Interesse seitens der Fachgruppe und Verfügbarkeit von Mitgliedern,

Übermittelt:

  • eine Bestätigung per E-Mail an die Organisatoren mit allen Unterlagen und einzuhaltenden Terminen.

2 Wochen vorher

Organisatoren

Dem Koordinator des EWSA zusenden:

  • endgültige Tagesordnung oder Entwurf
  • technische Anforderungen (USB, Projektor, Aufnahmegerät, Mikrofone usw.),
  • Versicherungspolice (Haftpflichtversicherung für alle materiellen Schäden, die am Tag der Veranstaltung verursacht werden).

Die gastronomische Versorgung absprechen (mit Sodexo oder einem externen Dienstleister) – die Bereitstellung von Wasser im Sitzungssaal nicht vergessen.

Koordinator des EWSA

Übernimmt:

  • technische Vorbereitung,
  • sonstige Vorkehrungen.

5 Arbeitstage vorher

Organisatoren

Zusenden:

  • Liste der Teilnehmer
  • Vorname, Name
  • Nummer des Personalausweises
  • Staatsangehörigkeit
  • Wohnsitzland
  •  Muster der Zugangsausweise
  • letzte Tagesordnung

Koordinator des EWSA

Leitet die Teilnehmerliste an den Sicherheitsdienst weiter, um den Zugang zu gewährleisten.

Tag der Veranstaltung

Organisatoren

  • Registrierung der Teilnehmer
  • Abgleich der Daten der Personalausweise
  • Ausgabe der Zugangsausweise
  • Beschilderung (falls erforderlich)

Koordinator des EWSA

Verfügbar für Beratung und Koordinierung vor Ort während der Veranstaltung.

2 Wochen nach der Veranstaltung

Organisatoren

  • Erstellung des Berichts mit den Schlussfolgerungen der Veranstaltung
  • Bericht an den Koordinator des EWSA übermitteln.

Koordinator des EWSA

Verbreitet den Bericht über:

  • Internetportal des EWSA,
  • intern an die betroffenen Fachgruppen.