European Economic
and Social Committee
Процедурата стъпка по стъпка
Макс. 4 месеца / Мин. 4 седмици
Организаторите
- Попълват и изпращат онлайн формуляра
- При планирането на проявата, моля спазвайте рработното време на ЕИСК: 9,00 ч.—17,30 ч.
- и продължителността на обедната почивка (1,5 часа).
Координаторът от ЕИСК
Проверява:
- свободните зали на разположение,
- интереса, проявен от секцията и заетостта на членовете
Изпраща:
- електронно писмо за потвърждение до организаторите с всички необходими документи и срокове.
2 седмици преди проявата
Организаторите
Изпращат на координатора от ЕИСК:
- проектопрограмата или окончателната програма,
- исканията, свързани с техническото оборудване (USB, проектор, записващо устройство, микрофони и др.),
- застрахователната полица (покриваща гражданската отговорност за материални вреди в деня на проявата).
Установяват връзка с фирма за кетъринг (Sodexo или външен доставчик) – не забравяйте да осигурите вода в заседателната зала.
Координаторът от ЕИСК
Се ангажира с:
- техническите аспекти,
- други договорености.
5 работни дни преди проявата
Организаторите
Изпращат:
- списък на участниците
- име/фамилия
- номер на личната карта
- гражданство
- страна на постоянно пребиваване
- модел на пропуска
- последната версия на програмата
Координаторът от ЕИСК
Препраща списъка с участниците до Службата за сигурност и охрана за осигуряване на достъп.
В деня на проявата
Организаторите
- извършват регистрация на участниците
- проверяват съответствието на документите за самоличност на посочените в списъка
- раздават пропуските
- поставят указателни табели (ако е необходимо)
Координаторът от ЕИСК
Е на разположение за всякакви консултации или координация по време на проявата.
2 седмици след проявата
Организаторите
- изготвят отчет, включващ заключенията от проявата
- изпращат отчета на координатора от ЕИСК
Координаторът от ЕИСК
Разпространява отчета чрез:
- уебсайта на ЕИСК;
- по вътрешен път на съответните секции