Процедурата стъпка по стъпка

This page is also available in

Макс. 4 месеца / Мин. 4 седмици

Организаторите

  • Попълват и изпращат онлайн формуляра
  • При планирането на проявата, моля спазвайте рработното време на ЕИСК: 9,00 ч.—17,30 ч.
  • и продължителността на обедната почивка (1,5 часа).

Координаторът от ЕИСК

Проверява:

  • свободните зали на разположение,
  • интереса, проявен от секцията и заетостта на членовете

Изпраща:

  • електронно писмо за потвърждение до организаторите с всички необходими документи и срокове.

2 седмици преди проявата

Организаторите

Изпращат на координатора от ЕИСК:

  • проектопрограмата или окончателната програма,
  • исканията, свързани с техническото оборудване (USB, проектор, записващо устройство, микрофони и др.),
  • застрахователната полица (покриваща гражданската отговорност за материални вреди в деня на проявата).

Установяват връзка с фирма за кетъринг (Sodexo или външен доставчик) – не забравяйте да осигурите вода в заседателната зала.

Координаторът от ЕИСК

Се ангажира с:

  • техническите аспекти,
  • други договорености.

5 работни дни преди проявата

Организаторите

Изпращат:

  • списък на участниците
  • име/фамилия
  • номер на личната карта
  • гражданство
  • страна на постоянно пребиваване
  • модел на пропуска
  • последната версия на програмата

Координаторът от ЕИСК

Препраща списъка с участниците до Службата за сигурност и охрана за осигуряване на достъп.


В деня на проявата

Организаторите

  • извършват регистрация на участниците
  • проверяват съответствието на документите за самоличност на посочените в списъка
  • раздават пропуските
  • поставят указателни табели (ако е необходимо)

Координаторът от ЕИСК

Е на разположение за всякакви консултации или координация по време на проявата.


2 седмици след проявата

Организаторите

  • изготвят отчет, включващ заключенията от проявата
  • изпращат отчета на координатора от ЕИСК

Координаторът от ЕИСК

Разпространява отчета чрез:

  • уебсайта на ЕИСК;
  • по вътрешен път на съответните секции